Documenter et justifier les critères d’attribution

Lien avec le mandat: déduire les critères du besoin

Les critères d’attribution ne constituent pas un catalogue standard repris des adjudications précédentes. Le guide thurgovien des marchés publics exige de les sélectionner et de les formuler en lien direct avec le mandat, afin d’identifier l’offre économiquement la plus avantageuse. Le point de départ est le cahier des charges: nature et volume de la prestation, options ainsi que lieu et délai d’exécution – soit le contenu minimal selon l’art. 35 de la LPub/OLPub. Il s’ensuit que ce sont les caractéristiques de l’offre qui déterminent la valeur pour l’autorité adjudicatrice.

Outre le prix, il faut choisir au moins un critère de qualité; l’examen des offres se fonde sur des critères d’attribution liés à la prestation. Ce qui compte, c’est ce que le prestataire propose pour cette prestation concrète, et non la structure générale de son entreprise.

Le contexte du marché décide quels critères sont mesurables et déterminants. Lorsque de nombreux prestataires présentent un niveau comparable, l’accent se déplace sur les délais, la disponibilité ou les coûts d’exploitation; si la prestation nécessite des explications, le concept, la méthodologie ou les personnes clés prennent le devant de la scène. Les critères qui ne permettent pas de différencier ou qui ne sont pas vérifiables ne fournissent ni un classement fiable ni une justification solide.

Distinguer les critères d’attribution des critères d’aptitude

L’art. 35 de la LPub/OLPub mentionne séparément «les critères d’aptitude et les justificatifs requis» ainsi que «les critères d’attribution et leur pondération» comme indications minimales de l’appel d’offres. Les critères d’aptitude répondent à la question de savoir si un prestataire est éligible pour le mandat; les critères d’attribution évaluent l’offre déposée. Tous deux doivent figurer dans la publication, mais ils ont des fonctions différentes et ne doivent pas être confondus.

Mélanges typiques: les références, les certificats ou l’expérience du prestataire sont listés en plus comme critères de qualité évalués; inversement, un critère de qualité évalué est tacitement traité comme un seuil minimal. Dans le premier cas, les prestataires qui ne remplissent que de justesse une exigence d’aptitude sont désavantagés, bien que leur offre soit convaincante sur le fond; dans le second, des offres sont exclues sans que le seuil n’ait été communiqué préalablement comme exigence d’aptitude.

Le nombre maximal de prestataires à inviter à soumissionner, à indiquer dans la procédure sélective, relève également de l’aptitude et de la procédure, et non de l’évaluation des offres. Cette distinction est la condition préalable pour expliquer ultérieurement pourquoi une offre obtient l’adjudication – et pas seulement pourquoi un prestataire a été admis.

Différence entre critères d’aptitude et critères d’attribution

Exigences minimales selon l’art. 35 LPub/OLPub

Déduire et divulguer la pondération

L’art. 35 de la LPub/OLPub exige que les critères d’attribution ainsi que leur pondération figurent dans l’appel d’offres, sauf si ces indications sont contenues dans les documents de l’appel d’offres. Les poids doivent donc apparaître à au moins l’un de ces deux endroits. La documentation de cours du canton de Saint-Gall exige la même chose: les critères d’attribution doivent être indiqués avec leur poids dans l’appel d’offres et/ou les documents y relatifs.

Les poids sont déduits des objectifs du mandat, et non fixés par commodité. Celui qui souhaite influencer l’attribution principalement par la qualité de l’exécution pondère fortement le critère correspondant et réduit d’autant le poids du prix; celui qui veut réduire les coûts d’exploitation et suivants sur la durée du contrat rend ce poste visible par sa pondération. Une pondération constituée uniquement de valeurs standards arrondies ne peut pas être justifiée au regard des objectifs du mandat.

Le guide du canton de Zurich cite la transparence, la traçabilité, l’équité et l’économie comme exigences auxquelles doit répondre l’achat public. Pour la pondération, cela signifie: la définir avant la publication, la divulguer complètement et ne plus la modifier pendant la procédure. Dans le canton de Thurgovie, il s’applique en outre: les critères doivent être sélectionnés et formulés en lien avec le mandat, afin de pouvoir déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse.

Fixer la grille d’évaluation avant la réception des offres

La grille d’évaluation définit pour chaque critère la grandeur de mesure, l’échelle de points, l’évaluation du prix et l’agrégation des sous-scores. Elle est établie avant la réception des offres et consignée dans les documents de l’appel d’offres ou dans un document interne daté. Une fois la grille fixée, l’évaluation n’est plus que son application – la justification s’appuie sur des étapes de calcul compréhensibles.

Pour les critères qualitatifs, il faut déterminer quelles informations de l’offre servent de preuve: concept, quantitatif, planning, organigramme, preuve d’une autorisation. Pour chaque critère, il faut décrire ce que signifie le score maximal et ce que signifie le score minimal. Une échelle sans cette description ne peut pas être expliquée ultérieurement, car chaque évaluateur remplirait le même chiffre avec un contenu différent.

Lors de l’évaluation du prix, la conversion des prix en points est définie à l’avance, y compris la grandeur de référence et l’arrondi. Sont également réglés à l’avance: la gestion des offres dont le prix n’est pas plausiblement explicable, et celle des sous-scores qui ne peuvent pas être déterminés parce qu’une indication manque dans l’offre. L’agrégation – généralement la somme pondérée des sous-scores – et le traitement de l’égalité des points sont également consignés.

Cela garantit que toutes les offres sont évaluées selon les mêmes règles. La justification ultérieure s’appuie sur la grille: elle montre quel score résulte de quelle indication dans l’offre, et non quelle impression globale les évaluateurs ont eue.

Procédure d’évaluation des offres

Documenter l’évaluation: de l’examen au classement

Sont documentés l’examen formel (exhaustivité, délais, exigences de forme y compris les justificatifs requis), l’examen d’aptitude, l’évaluation proprement dite des offres et le classement qui en découle. Un protocole d’examen note pour chaque offre les documents reçus et les points manquants. Une fiche d’évaluation indique pour chaque critère le score attribué, la justification en une phrase et l’endroit dans l’offre sur lequel se fonde l’évaluation.

Les incertitudes ne sont pas comblées par un sentiment intuitif, mais par une clarification écrite: l’autorité adjudicatrice pose des questions concrètes sur l’offre, la réponse est versée au dossier et l’évaluation est mise à jour. Les questions et réponses de la séance de questions-réponses annoncée dans l’appel d’offres sont transmises à tous les prestataires, afin qu’aucun ne bénéficie d’un avantage informationnel.

Le principe des quatre yeux fait partie de l’évaluation: deux personnes évaluent indépendamment puis comparent leurs scores; les écarts sont discutés et le résultat est consigné par écrit. La gestion des versions signifie que les brouillons ne sont pas écrasés, mais archivés avec une date et les noms des évaluateurs. Le dossier doit montrer qui a attribué quel score, quand et avec quelle justification – base sur laquelle l’attribution pourra être expliquée et contrôlée ultérieurement.

Justifier la décision d’attribution

La justification montre comment les critères d’attribution annoncés et leur pondération ont été appliqués aux offres reçues. Elle nomme, pour l’offre retenue, les forces et faiblesses par critère, les scores qui en résultent et le score total pondéré. Ainsi, il devient compréhensible pourquoi cette offre est la plus avantageuse économiquement – l’étalon que le guide thurgovien cite pour les critères d’attribution.

Un simple classement ne suffit pas. La justification doit faire ressortir pourquoi une offre obtient plus de points qu’une autre pour un critère donné: par exemple en raison d’un délai plus court, d’un quantitatif plus complet ou d’une description plus concrète de l’exécution de la prestation. La justification compare les offres critère par critère, et pas seulement dans leur somme.

Lorsque les scores sont proches ou qu’une évaluation repose sur une hypothèse, cette hypothèse est divulguée plutôt que tue. De même, il est exposé quelles offres ont été exclues de l’évaluation et pour quelles raisons. Comme l’art. 35 de la LPub/OLPub prévoit pour l’appel d’offres, entre autres, le cas échéant une information sur les voies de recours, la documentation doit aussi résister à un examen externe – elle est le fondement de la justification.

Assurance qualité et lacunes typiques

Points de contrôle avant la publication: les critères d’attribution et la pondération sont-ils indiqués à l’endroit prescrit (appel d’offres ou documents de l’appel d’offres)? Outre le prix, au moins un critère de qualité et sa grandeur de mesure sont-ils définis? Les critères d’aptitude et d’attribution sont-ils clairement séparés? Toutes les indications minimales selon l’art. 35 de la LPub/OLPub sont-elles contenues, y compris les critères d’aptitude et les justificatifs requis, les délais, les exigences de forme et, le cas échéant, l’information sur les voies de recours?

Erreurs typiques et contre-mesures: une modification ultérieure des critères ou des poids après l’expiration du délai de remise rend la comparaison des offres impossible. La solution consiste à fixer la grille avant la réception des offres et à l’archiver sans modification. Une pondération floue ou manquante viole l’exigence d’indiquer les critères d’attribution avec leur poids. La solution est un tableau de pondération, contrôlé avant la publication par une seconde personne pour vérifier sa concordance avec les objectifs du mandat.

Il faut éviter les justifications générales comme les renvois à la qualité globale sans lien avec les critères, ou les scores sans référence précise dans l’offre. La contre-mesure est la fiche d’évaluation, qui relie chaque score à une phrase de justification et à un endroit concret de l’offre. En complément, le principe des quatre yeux et la gestion des versions assurent que les évaluations restent reproductibles – même si la composition de l’équipe d’évaluation change ou si le dossier est contrôlé des années plus tard.