Vérifier les justificatifs et autorisations des prestataires

Quand une prestation est-elle soumise à autorisation ?

En Suisse, la liberté économique est le principe de base : l'activité lucrative privée est en principe libre. Certaines entreprises et projets sont toutefois soumis à une obligation d'autorisation ou de déclaration. La nécessité d'une autorisation ne découle pas uniquement du secteur d'activité. Ce qui compte, ce sont l'activité concrète, les substances ou appareils utilisés, la nature des fonds clients et le lieu de la prestation.

Avant toute attribution de mandat, il convient de se poser la question suivante : un justificatif ou une autorisation est-il prescrit pour cette prestation précise ? L'autorisation est une condition préalable à l'admission. En son absence, l'activité ne peut pas être exercée ; la prestation fournie repose sur des bases incertaines.

Les aperçus cantonaux sur les obligations d'autorisation et de déclaration constituent un outil de départ. Le canton de Zurich précise que ses indications sont fournies à titre informatif et n'ont pas force obligatoire. Dans un cas concret, il faut clarifier avec l'autorité compétente si une autorisation est nécessaire. Il est également recommandé de prendre contact avec l'association professionnelle ou sectorielle concernée.

Déterminer l'autorité compétente et le registre approprié

Les autorisations sont délivrées par différents acteurs selon le domaine : offices fédéraux, autorités cantonales et administrations communales. La FINMA autorise de nombreuses activités sur le marché financier ; l'autorisation de travail d'un employé étranger est délivrée par l'autorité cantonale compétente. Une autorisation de construire dépend de la commune où se situe le projet.

Pour certaines substances chimiques utilisées dans un cadre professionnel, des autorisations spécialisées sont prévues ; l'OFEV ou l'OFSP sont alors les autorités compétentes. La première question à se poser n'est donc pas « Quel document manque-t-il ? », mais « Qui est responsable de cette activité ? ».

Pour le secteur financier, la FINMA propose une fonction de recherche par nom de personne, d'entreprise ou de produit financier. Cela permet de vérifier si l'autorisation nécessaire est bien détenue. Pour l'intermédiation en assurances, il existe en outre le registre des intermédiaires en assurances. Celui qui sait dans quel registre le prestataire devrait figurer effectue une vérification ciblée au lieu de se fier aux sites web ou aux cartes de visite.

De plus, les pages d'aperçu cantonales sur les obligations d'autorisation et de déclaration regroupent les domaines pertinents pour une entreprise. Ces aperçus restent informatifs. Là où les registres et les aperçus s'arrêtent, l'autorité compétente ou l'association sectorielle fournit des informations faisant foi.

Secteur financier : vérifier l'autorisation FINMA et l'intensité de la surveillance

De nombreuses activités sur le marché financier suisse nécessitent une autorisation ; dans la plupart des domaines, elle est délivrée par la FINMA. Quiconque gère des fonds clients, accepte des fonds d'investisseurs, souscrit des polices d'assurance ou crée et gère des fonds a besoin d'une autorisation FINMA. Celle-ci n'est accordée qu'à ceux qui satisfont aux exigences légales.

L'autorisation n'entraîne pas toujours la même intensité de surveillance. Selon la base légale, le spectre va d'une surveillance continue complète à un simple enregistrement sans surveillance continue ; dans ce dernier cas, la FINMA n'intervient qu'en cas d'indices concrets. Une inscription au registre atteste l'admission, mais ne dit pas automatiquement à quel point l'activité est étroitement supervisée. Dans certains cas, les prestataires doivent en outre adhérer à une organisation privée d'autorégulation.

La vérification s'effectue via la recherche par nom dans les registres correspondants. Si le nom enregistré correspond au prestataire et si l'autorisation couvre l'activité concrètement mandatée, une partie essentielle de la clarification est achevée.

Autorisations spécialisées : produits chimiques, pesticides et fluides frigorigènes

Quiconque souhaite utiliser certaines substances chimiques à titre professionnel ou commercial doit disposer d'une autorisation spécialisée et prouver les connaissances techniques requises. Les exigences dépendent du domaine d'application et de la substance. Pour les pesticides, les produits de protection du bois utilisés dans un cadre professionnel et la manipulation des fluides frigorigènes, l'OFEV veille à ce que les connaissances techniques nécessaires puissent être acquises et attestées.

Pour les gaz de fumigation destinés à la lutte contre les nuisibles, l'utilisation professionnelle ou commerciale de produits antiparasitaires pour le compte de tiers et les produits de désinfection de l'eau des bains dans les piscines publiques, l'Office fédéral de la santé publique (OFSP) est l'autorité responsable.

La preuve est apportée par quiconque démontre, lors d'un examen, les connaissances techniques nécessaires à l'activité concernée. Certaines organisations porteuses et centres d'examen sont responsables de ces examens. L'OFEV ou l'OFSP peuvent reconnaître comme équivalents les diplômes obtenus dans des écoles ou des établissements de formation professionnelle, s'ils répondent aux exigences de l'ordonnance sur les autorisations spécialisées. Les détails sont réglementés par cinq ordonnances du DETEC et trois du DFI.

Une autorisation spécialisée n'est pas valable indéfiniment. Selon le canton de Berne, les autorisations spécialisées seront délivrées sous forme numérique dès 2026. Les autorisations numérisées sont valables cinq ans, et trois ans initialement pour un diplôme obtenu avant le 1er janvier 2000. La validité peut être prolongée si les heures de formation continue prescrites ont été accomplies.

Les diplômes existants devaient être téléchargés dans le registre FABE entre le 3 janvier 2026 et le 30 juin 2026 ; ceux qui ont manqué cette échéance doivent, selon le Strickhof, recommencer la formation de base. L'échange coûte 50 francs par domaine. Le nom doit être clairement visible sur le certificat présenté, sinon il ne sera pas accepté.

Dès le 1er janvier 2027, l'achat de pesticides pour un usage professionnel ne sera possible que sur présentation d'une autorisation spécialisée valide. Un système de preuve numérique avec code QR permettra aux commerçants de vérifier la validité d'une autorisation en temps réel. Pour la commande, seule une autorisation valide compte, et non un diplôme obtenu une fois pour toutes.

Période de validité et transition des autorisations spécialisées pour les pesticides

Chiffres clés concernant l'autorisation spécialisée pour les pesticides et les fluides frigorigènes

Détachement et prestations de services transfrontalières

La prise de fonction d'un travailleur étranger chez un employeur en Suisse est soumise à autorisation. En règle générale, l'employeur dépose la demande d'autorisation de travail auprès de l'autorité cantonale compétente en Suisse. Pour les ressortissants de pays tiers à l'UE/AELE, un visa d'entrée est également nécessaire selon le cas et la durée de l'activité lucrative.

Le visa ne peut être délivré que si l'autorisation nécessaire de l'autorité cantonale compétente est disponible. Les employeurs en Suisse obtiennent des informations sur les autorisations de travail et les procédures auprès des autorités cantonales compétentes ; les coordonnées se trouvent sur le site internet du Secrétariat d'État aux migrations (SEM).

Pour les activités lucratives de courte durée des étrangers titulaires d'un permis de séjour d'un État membre de l'UE/AELE, une procédure de déclaration existe. Les instructions et la déclaration en ligne sont disponibles auprès des autorités compétentes. Il faut d'abord clarifier si une déclaration suffit ou si une demande d'autorisation est nécessaire.

Pour les détachements et les prestations de services transfrontalières de plus de 90 jours, EasyGov.swiss met à disposition un guichet en ligne. Le SECO a encore développé EasyGov le 25 juin 2024. Dans le cadre de l'intégration des déclarations et autorisations relevant du droit des étrangers, EasyGov devient un point d'accès UID pour les entreprises étrangères.

Il est désormais possible de déposer sur le portail des demandes d'autorisation pour les détachements de plus de 90 jours de travailleurs d'entreprises ayant leur siège à l'étranger ou de prestataires de services indépendants étrangers pour une mission dans le canton de Zurich. Ces entreprises doivent pouvoir demander un numéro d'identification d'entreprise (UID) ; cela est désormais possible directement via EasyGov. Un UID n'est attribué que si les données de l'entreprise peuvent être validées par l'Office fédéral de la statistique.

L'intégration est réalisée sous forme de pilote avec le canton de Zurich ; d'autres cantons pilotes (Argovie, Bâle-Ville et Saint-Gall) devraient suivre.

Autorisations commerciales et d'exploitation liées au lieu

La vérification ne s'arrête pas à la personne. Quiconque établit une entreprise ou exerce une activité sur un site doit également respecter les prescriptions liées au lieu. Lors de la procédure d'autorisation de construire, les exigences constructives, l'admissibilité d'une activité commerciale dans la zone et les aspects de protection de l'environnement sont examinés.

Si des emplois sont créés, la sécurité au travail, la protection de la santé et la protection contre le bruit sont contrôlées. Selon le canton de Zurich, une autorisation de construire peut aussi être nécessaire sans travaux de construction proprement dits, par exemple pour une signalétique. Avant l'établissement d'une entreprise, il faut donc clarifier si une autorisation de construire est nécessaire.

Les communes sont compétentes pour l'autorisation de construire ; le service des constructions de la commune du lieu d'implantation est le point de contact. La sécurité au travail et la protection de la santé sont examinées pour les entreprises industrielles dans le cadre de l'approbation des plans, et pour les entreprises artisanales et non industrielles dans le cadre de l'examen des plans ; ces deux procédures ont généralement lieu dans le cadre de la procédure d'autorisation de construire. Le bruit des entreprises industrielles et artisanales est examiné dans le cadre de la procédure de protection contre le bruit, également généralement dans le cadre de l'autorisation de construire. Selon l'entreprise, des autorisations d'exploitation spécifiques s'ajoutent.

Les aperçus cantonaux sont ici aussi informatifs et n'ont pas force obligatoire. Dans un cas concret, l'autorité compétente doit évaluer quelles prescriptions s'appliquent réellement au site prévu.

Routine de vérification : contrôler la validité, l'étendue et la forme de la preuve

La routine de vérification commence par le nom : le prestataire correspond-il à l'inscription au registre ? Ensuite, il faut clarifier si l'autorisation couvre l'activité concrètement mandatée ou seulement un domaine connexe. Enfin : l'autorisation est-elle encore valide, et les formations continues prescrites sont-elles respectées ? Ainsi, une autorisation expirée ou trop restrictive n'est pas interprétée à tort comme un laissez-passer.

La forme de la preuve fait également partie de la vérification. Les autorisations numériques avec code QR peuvent être vérifiées en temps réel. Pour les certificats présentés, le nom doit être clairement visible, sinon le certificat n'est pas accepté. Exiger la preuve dans les documents contractuels crée une trace pour les contrôles ultérieurs.

Là où les registres et les aperçus s'arrêtent, la clarification faisant foi reste du ressort de l'autorité compétente. Les accords écrits devraient consigner la preuve de l'autorisation, le champ d'application spatial et matériel de l'autorisation ainsi qu'une obligation de signaler les changements.

Procédure de vérification d'une autorisation spécialisée pour les pesticides

Étapes importantes lors de la vérification des prestataires