Établir un catalogue des prestations pour les offres de services

Qu’est-ce qu’un catalogue des prestations pour les offres de services – et à quoi il sert

Le catalogue des prestations (LV) énumère tous les travaux, matériaux et quantités requis par un projet. Il constitue la base pour le calcul de l’offre, l’adjudication, l’exécution et la facturation (Olmero, Baulexikon). Pour les prestations de services telles que le nettoyage, les travaux de peinture, la maintenance ou les services facility management, le principe est identique : le LV définit ce qui doit être fourni, en quelle quantité et avec quelle qualité, avant la demande de prix.

L’avantage réside dans la traçabilité. Un LV crée de la transparence sur toutes les prestations convenues et réduit le risque de malentendus et de conflits entre le mandant et le mandataire ; il permet une fixation des prix conforme au marché lors de l’appel d’offres et de la facturation (Olmero). Sans LV, les offres incluant des prestations différentes sont comparées, et chaque demande supplémentaire devient matière à négociation.

Pour les mandants publics, le LV fait partie des documents d’appel d’offres. Ceux-ci contiennent toutes les informations nécessaires à l’élaboration d’une offre – en particulier la description des prestations, les conditions contractuelles et les prescriptions formelles (tender-service.ch, Glossaire des procédures d’adjudication). Les mandants publics sont notamment la Confédération, les cantons, les communes et autres établissements de droit public soumis au droit suisse des marchés publics.

Décrire les prestations de manière à rendre les offres comparables

La description de la prestation exigée doit être suffisamment claire et détaillée, en particulier concernant les spécifications techniques. Dans le cas d’un appel d’offres fonctionnel, la définition de l’objectif d’achat suffit ; les exigences impératives doivent toutefois toujours être communiquées. L’autorité adjudicatrice est responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des documents d’appel d’offres (tender-service.ch).

Les termes imprécis génèrent des demandes supplémentaires. « Propre » en est un exemple : les locataires, les propriétaires, la conciergerie et l’administration n’y associent pas la même chose. Cela devient visible lors de l’état des lieux de sortie, lorsqu’une légère odeur persiste dans la salle de bain, qu’une trace est visible sur le parquet et que de la poussière reste sur le cadre de la fenêtre (mrclean.ch, Garantie de satisfaction en Suisse).

Ces points doivent figurer dans le LV en tant que critères vérifiables, et non sous forme d’adjectifs. Une grille uniforme par poste s’est révélée efficace : activité, objet et emplacement, quantité avec unité, fréquence ou intervalle, résultat exigé et preuve. Les critères vérifiables incluent par exemple les indications de surface, la saleté résiduelle admissible, les éléments constructifs à traiter ou les contrôles visuels documentés.

Lors des appels d’offres publics, un forum de questions/réponses basé sur Internet est disponible pour chaque projet. Seule l’autorité adjudicatrice y répond ; les questions et réponses sont accessibles à tous les soumissionnaires inscrits (tender-service.ch). Cet outil vaut également la peine pour les processus internes de LV : les questions d’interprétation une fois répondues s’appliquent de la même manière à tous les prestataires.

Structurer correctement la composition, les postes, les quantités et les options

Les mentions minimales d’un appel d’offres public selon l’art. 35 de la LPub/OLPub comprennent notamment la description des prestations, y compris leur nature et leur quantité. Si la quantité est inconnue, une estimation doit être indiquée ; les éventuelles options doivent être signalées (trias.swiss, Établissement de l’appel d’offres).

S’y ajoutent le lieu et le moment de la prestation, le cas échéant la division en lots, une limitation du nombre de lots et l’admission d’offres partielles. Ainsi que la durée de validité des offres, le délai de soumission et la langue de la procédure (trias.swiss). Pour les prestations de services, la classification CPC s’ajoute à la classification CPV.

Un LV se divise en postes individuels. Pour chaque travail et matériau figurent la quantité avec unité, le prix unitaire et le prix total. La structure suit l’objet (immeuble, étage, groupe de pièces), le corps de métier ou le type de prestation. Chaque poste a une unité de mesure, afin que les offres et les facturations ultérieures reposent sur la même base.

Si une quantité ne peut pas être déterminée lors de l’établissement de l’offre, la réglementation prévoit expressément une estimation, ainsi que l’identification des éventuelles options. Les options sont traitées comme des postes distincts, et non cachées dans les postes de base, afin de pouvoir les inclure ou les exclure lors de la comparaison.

Les lots sont appropriés lorsque des prestations partielles doivent être attribuées à différents prestataires ; l’admission d’offres partielles doit être réglementée explicitement.

Des solutions logicielles sont disponibles pour la création, qui structurent le LV selon la norme CRB (Olmero). La norme CRB impose une structuration uniforme et facilite la comparaison entre les offres ainsi que la facturation ultérieure.

Régler de manière contraignante la qualité, les délais, la réception et les corrections

Le LV ne décrit pas seulement l’activité, mais aussi le résultat et son contrôle. Les exigences de qualité, les dates, les contrôles documentés et un processus de correction doivent être fixés.

Une garantie de satisfaction n’a de valeur que si elle est associée à un périmètre de prestation clair, à des délais réalisables, à des contrôles documentés et à un processus de correction fiable. Elle reste une promesse volontaire du prestataire et non un droit de retour automatiquement applicable (mrclean.ch).

Pour la réception, trois indications sont nécessaires : qui contrôle, quand et selon quels critères. La réception décide si une prestation de nettoyage est achevée. Sans accord clair, un litige naît sur l’existence réelle d’un défaut ou seulement d’une attente subjective (mrclean.ch).

Pour situer les éventuels délais de garantie : le guide de la Protection des consommateurs suisse relatif à la garantie mentionne un délai de prescription de deux ans à compter de la livraison pour les marchandises neuves, et d’un an pour les marchandises d’occasion. En cas de vente à distance, il n’existe pas en Suisse de droit général de rétractation comme dans l’UE.

Sans défaut, il n’y a fondamentalement aucun droit à l’échange, au retour ou au remboursement (mrclean.ch). Pour les prestations de services comme le nettoyage, il ne s’agit généralement pas de retour, mais de correction – d’autant plus important que le LV règle cette correction avec délai et responsabilité.

Les valeurs d’expérience issues de la pratique aident au calcul : un guide zurichois pour les prestataires indique pour les projets de rénovation avec travaux de peinture une durée d’environ 7 à 10 jours ouvrables et un taux de réclamation d’environ 12 %, ce qui nécessite des processus de retraitement efficaces. Si un projet prend trois jours de retard, des pertes de loyer de plusieurs milliers de francs peuvent survenir.

Valeurs pratiques issues de la pratique suisse des services

Demander des offres, identifier les postes clés et évaluer économiquement

Le LV est la base de comparaison : tous les prestataires calculent les mêmes postes, quantités et exigences de qualité et remettent leurs prix dans la même structure. L’évaluation des offres examine et juge les offres soumises sur la base des critères d’aptitude et d’adjudication prédéfinis, afin de déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse (tender-service.ch, Glossaire).

Les critères d’adjudication doivent être liés à l’objet du mandat et formulés de manière objective, transparente et non discriminatoire. Outre le prix, des facteurs qualitatifs, environnementaux ou sociaux peuvent entrer en ligne de compte ; les critères doivent être présentés avec des pondérations et des matrices d’évaluation (tender-service.ch).

Lors de la comparaison des prix, il faut tenir compte des postes clés : pour certains postes du catalogue des prestations, il existe de grandes différences de prix entre les prestataires. Ces postes doivent être clairement désignés et examinés spécifiquement lors de l’évaluation ; un prix total bas, fondé sur un poste clé irréaliste, devient coûteux en cas de modification des quantités.

La valeur du mandat est la valeur totale estimée de la prestation à acquérir, hors taxe sur la valeur ajoutée. Elle doit être déterminée avant le début de la procédure et détermine les règles de procédure applicables (tender-service.ch). Le délai d’offre commence avec la publication ou la mise à disposition des documents d’appel d’offres et se termine à la date fixée ; avec la soumission, le prestataire s’engage sur son offre.

En pratique : étape par étape vers le LV pour les offres de services

Avant l’envoi, le LV doit être vérifié quant à son exhaustivité et son unicité. La responsabilité en incombe au mandant : le mandant public est responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des documents d’appel d’offres (tender-service.ch).

Lors des marchés publics, il peut également exister l’obligation de proposer la prestation et le prix dans deux enveloppes séparées (méthode des deux enveloppes). Contre les décisions d’adjudication des autorités fédérales de passation de marchés, un recours peut être introduit auprès du Tribunal administratif fédéral, pour autant que les seuils pertinents soient atteints, et ce dans les 20 jours suivant la notification de la décision attaquée (tender-service.ch).