Comparer les offres : critères pour les mandats de prestation de services

Comparer les offres : la décision se prend avant la passation du mandat

La comparaison des offres influence souvent plus le succès du projet que l'exécution ultérieure. Celui qui ne définit ce qui compte qu'à l'ouverture des dossiers compare des prix et des hasards plutôt que des prestations. Une comparaison structurée commence donc avant la passation du mandat – au niveau des critères, et non sur la base d'une intuition.

Avant la première comparaison, trois questions doivent être clarifiées : Qu'est-ce qui est dû – une activité exercée avec soin ou un résultat déterminé ? Quels critères comptent et comment sont-ils pondérés ? Et est-il possible de décrire l'étendue des prestations de manière à ce que les offres reçues puissent être placées sur une base commune ? Celui qui laisse ces questions en suspens y répondra plus tard en cas de litige.

Une comparaison compréhensible profite aux deux parties : les prestataires identifient les éléments décisifs et adaptent leur offre en conséquence. Le mandant peut justifier sa décision auprès des organes internes, des centres de coûts et – dans le cas des marchés publics – auprès du public. Des critères modifiés a posteriori détruisent cette traçabilité.

Cet article traite des critères et du déroulement de la comparaison des offres pour les prestations de services. Il ne constitue pas une introduction au droit des marchés publics et ne remplace pas un conseil juridique ; les dispositions régissant les marchés publics servent de point de repère pour la pratique privée.

Mandat simple ou contrat d'entreprise : ce que l'offre doit couvrir

Les contrats de prestation de services englobent des relations juridiques très diverses, souvent réglementées de manière imprécise. La qualification correcte est décisive. Elle détermine si le droit du travail s'applique, comment la responsabilité pour un résultat est engagée et quels sont les délais de résiliation (weka.ch, «Contrat de prestation de services : Malentendus liés aux contrats de prestation de services »).

Pour la comparaison, la distinction entre le mandat simple et le contrat d'entreprise est directement pertinente : dans le mandat simple, une activité est due ; dans le contrat d'entreprise, c'est un résultat. Les risques de responsabilité et les droits de résiliation en dépendent. L'offre doit donc indiquer ce que le prestataire promet : un engagement diligent ou un résultat recevable avec des propriétés définies. Les formes mixtes et les contrats innommés combinent des éléments de différents types de contrats et suivent souvent des règles extra-légales – ici, il vaut la peine d'examiner attentivement le cahier des charges.

La délimitation par rapport au contrat de travail est tout aussi importante : Un rapport de subordination avec pouvoir de donner des instructions transforme un mandat supposé en contrat de travail avec une protection complète en matière d'assurances sociales. Quatre questions doivent donc figurer dans la grille de comparaison : Qui donne des instructions techniques et organisationnelles ? Qui supporte le risque économique ? La prestation doit-elle être fournie personnellement ? Et comment les cotisations aux assurances sociales ainsi que le maintien du salaire sont-ils traités ?

Dans les configurations transfrontalières, la LDIP (Loi fédérale sur le droit international privé) est déterminante ; souvent, le droit du lieu de résidence habituelle du consommateur s'applique. Le droit applicable, le for judiciaire et la langue font donc partie du tableau de comparaison – et non des petites lignes.

Mandat simple vs contrat d'entreprise : différences dans l'étendue des prestations et la répartition des risques

Définir les critères et leur pondération avant la réception des premières offres

Les critères d'adjudication et leur pondération doivent être annoncés dans l'appel d'offres ou dans les documents de soumission (Guide pour l'adjudication des marchés publics, Canton de Zurich). Pour les mandants privés, la même logique s'applique volontairement : Celui qui fixe les critères et la pondération seulement après la réception des offres évalue rétroactivement et rend la décision attaquable.

La grille doit correspondre au mandat. Pour les prestations de services standardisées et récurrentes, une grille allégée avec peu de critères et une composante prix clairement pondérée suffit. Pour les mandats complexes nécessitant des explications, d'autres critères s'ajoutent – qualification et expérience de l'équipe mobilisée, méthodologie et organisation du projet, planification, disponibilité, références, durabilité ou gestion des risques. Davantage de critères n'entraînent pas automatiquement de meilleures décisions ; chacun d'eux doit pouvoir être justifié par le mandat.

Il s'est avéré utile de décrire chaque critère avec une définition, une unité de mesure et des niveaux d'évaluation, et de fixer la pondération en pourcentage ou en points, de sorte que la somme forme un tout. Cela empêche que deux personnes évaluent la même offre différemment.

La grille est documentée et justifiée avant l'arrivée de la première offre : Quels critères ont été choisis, pourquoi cette pondération, quels documents les prestataires doivent-ils fournir à cet effet ? Cette documentation constitue la base de toute explication ultérieure de la décision – envers un prestataire non retenu et envers ses propres responsables des coûts.

Déroulement de la comparaison des offres : Du mandat à l'adjudication

Placer les offres sur une base de comparaison commune

Une comparaison suppose que l'étendue des prestations et le mode d'exécution soient définis de telle sorte que les offres puissent être mises en parallèle. Sans cette base, on ne compare pas des offres, mais des auto-descriptions.

Les indications de prix sont la source d'erreur la plus fréquente. Honoraires forfaitaires, efforts horaires, coûts des matériaux et des licences, règlements concernant les voyages et frais, ainsi que les clauses de révision des prix créent des structures différentes. De telles offres doivent être transposées dans un schéma uniforme – par exemple un catalogue de prestations avec des postes identiques – et examinées sur toute la durée prévue, y compris les coûts de change et les frais accessoires.

Les prestations supplémentaires, options et variantes sont indiquées séparément et ne sont pas incluses tacitement dans le prix de base. Les hypothèses du prestataire doivent également être divulguées : durée de validité de l'offre, délais imposés, disponibilités, dépendances vis-à-vis de tiers et prestations expressément exclues. Si un poste reste flou, on pose des questions plutôt que d'estimer.

Une offre avec des lacunes semble visuellement plus avantageuse qu'elle ne l'est. Celui qui tolère ces lacunes compare des hypothèses plutôt que des prix ; la différence apparaît plus tard dans les avenants, lorsque la prestation doit de toute façon être fournie.

Demandes de renseignements et délais : une information égale pour tous

Les questions sont fondamentalement acceptées à tout moment. L'autorité adjudicatrice peut définir dans l'appel d'offres ou dans les documents de soumission si les questions doivent être saisies sur www.simap.ch ou adressées directement à l'autorité adjudicatrice. Un forum séparé est disponible à cet effet sur www.simap.ch (trias.swiss, « Examen et évaluation des offres, adjudication et clôture de la procédure »).

L'autorité adjudicatrice fixe un délai de remise. Il convient de garantir suffisamment de temps pour la réponse par l'autorité adjudicatrice et pour la soumission de l'offre par les prestataires. Pour les délais, les langues et le tour de questions/réponses, la source renvoie à l'art. 8 al. 1 OMP (Ordonnance sur les marchés publics).

Un principe simple s'applique à la comparaison : une information égale pour tous. Celui qui ne répond aux demandes de renseignements qu'au prestataire préféré ne reçoit plus d'offres comparables et perd la justificabilité de sa décision. Les réponses sont envoyées par écrit à toutes les parties et complètent les documents de soumission ; si une réponse modifie l'étendue des prestations, le délai est prolongé de manière appropriée.

Des délais fixés de manière réaliste sont un gage de qualité de la procédure. Des délais trop courts conduisent à des réserves, des généralisations et des hypothèses non vérifiées, qui doivent être corrigées de manière coûteuse lors de la comparaison.

Un seul mandat ou plusieurs lots : clarifier l'étendue et les interfaces

L'intention de diviser le mandat en lots ou de l'attribuer conjointement à plusieurs prestataires doit apparaître clairement dans les documents de soumission (Guide pour l'adjudication des marchés publics, Canton de Thurgovie). Si l'étendue reste floue, les offres reçues couvrent différentes prestations partielles et ne peuvent plus être comparées.

Une division en lots s'impose lorsque des prestations individuelles exigent des domaines spécialisés différents, une présence régionale ou un équipement spécial, lorsque les limites de capacité de certains prestataires dépassent l'étendue totale, ou lorsque le risque doit être réparti plus largement et la concurrence encouragée. À cela s'opposent davantage d'interfaces, un effort de coordination plus élevé et la question de la responsabilité globale.

Les interfaces et l'effort de coordination figurent comme un poste propre dans la comparaison : Qui dirige le projet global ? Qui assume la responsabilité aux points de jonction entre les lots ? Comment les délais, les réceptions et les modifications sont-ils coordonnés ? Et quels coûts cette coordination engendre-t-elle ? Une offre qui n'indique pas l'effort de coordination n'est pas moins chère – elle ne l'a simplement pas calculé.

Liste de contrôle pour la prochaine comparaison d'offres

– Objet clarifié : Une activité ou un résultat est-il dû ? La responsabilité, la résiliation et les assurances sociales sont-elles qualifiées juridiquement ?

– Les critères et la pondération sont définis avant l'envoi des documents, documentés avec définition, unité de mesure et niveaux d'évaluation, et divulgués aux prestataires.

– Base de comparaison établie : mêmes postes, même durée, coûts sur la durée ; les prestations supplémentaires et les hypothèses sont indiquées séparément.

– Demandes de renseignements et délais réglés : questions admises, réponses distribuées à tous, temps suffisant pour la soumission des offres et les réponses.

– Étendue et interfaces déterminées : attribution à un ou plusieurs prestataires clairement communiquée, effort de coordination annoncé comme poste propre.

– Conception du contrat prise en compte : droit applicable, for judiciaire, conditions de réception, modifications de prix et clauses de sortie examinées avant la décision d'adjudication.