Calculer le coût total des mandats de prestation de services

Ce qui fait partie du coût total d'un mandat de prestation de services

Une offre n'est comparable que si elle indique tous les coûts prévisibles. Le DFAE précise dans ses informations à l'intention des partenaires contractuels (publiées le 1er février 2026) qu'une offre complète contient tous les coûts attendus : honoraires, frais de repas et d'hébergement ainsi que frais de déplacement. Celui qui ne compare que les honoraires de deux prestataires compare un extrait, et non les coûts totaux.

Les frais accessoires surviennent particulièrement dans le cadre de prestations de services lorsque la prestation est fournie chez le mandant ou sur des sites d'intervention changeants. Leur montant dépend du nombre de déplacements, de la durée du séjour, du nombre de personnes engagées et des taux d'indemnités journalières. Si ces grandeurs font défaut, il est impossible d'évaluer si des honoraires plus bas sont compensés par des indemnités plus élevées.

Le calcul du coût total comprend généralement les honoraires pour le personnel par catégorie et durée d'engagement, les frais de voyage, de repas et d'hébergement, les frais de matériel et de fournitures, les prestations de tiers sollicitées, les licences et les moyens de travail, ainsi que les frais de communication et d'assurance. Chaque poste doit figurer dans l'offre avec sa quantité et son taux, afin que le mandant puisse l'examiner et le comparer avec d'autres offres.

Postes de coûts dans le calcul du coût total selon les directives du DFAE

Déduire les postes de coûts de la prestation et de l'effort

Le point de départ de chaque poste est la description des prestations. Les quantités en sont déduites : jours-personne par catégorie fonctionnelle, nombre de voyages, nombre de jours de voyage, volume de matériel et de prestations externes. Chaque poste résulte de la quantité multipliée par le taux ; les hypothèses relatives à la quantité doivent être indiquées.

Selon les informations du DFAE à l'intention des partenaires contractuels, une présentation claire de l'utilisation des moyens du projet selon les personnes, les biens et les ressources financières est souhaitée. Cette tripartition peut servir de structure au calcul des coûts : personnes (salaires, honoraires, charges sociales), biens (matériel, équipement, véhicules, infrastructure), ressources financières (déboursés, indemnités journalières, taxes).

Les hypothèses doivent apparaître clairement dans l'offre : nombre de personnes engagées, durée des engagements, nombre de jours de voyage, traitement des temps de voyage et d'attente, ainsi que la devise dans laquelle les coûts tiers sont encourus. L'ordonnance valaisanne sur les marchés publics permet au mandant d'exiger des soumissionnaires des explications écrites concernant leur aptitude et leur offre ; un calcul basé sur la quantité et le taux pour chaque poste peut s'appuyer là-dessus.

Déterminer la valeur du marché hors taxe sur la valeur ajoutée

La valeur du marché n'est pas la même chose que le calcul du coût total. Pour le choix de la procédure de passation applicable, la valeur du marché concret hors taxe sur la valeur ajoutée (TVA) doit être déterminée selon les règles de calcul de l'art. 15 LMP/OLP. Ce chiffre décide notamment de la procédure à appliquer.

Le DFAE décrit trois voies : Lors d'un appel d'offres ouvert, il publie le mandat sur simap.ch et évalue les offres sur la base de critères prédéfinis et publiés. Dans la procédure sur invitation, il invite des soumissionnaires à présenter une offre et obtient, si possible, au moins trois offres. Dans la procédure de gré à gré, il attribue le mandat directement ; pour son domaine d'activité, le DFAE cite à cet effet des exceptions, telles que des particularités techniques, la protection de la propriété intellectuelle ou des mandats liés à la coopération au développement et à l'aide humanitaire.

Le cadre juridique est constitué par la loi fédérale et l'ordonnance sur les marchés publics, ainsi que par les directives internes du DFAE. Conséquence pratique pour le calcul : la valeur du marché est indiquée hors TVA, car elle pilote le choix de la procédure. Le budget pour l'utilisation effective des fonds contient en revanche la taxe si elle incombe au mandant – les deux chiffres doivent être tenus séparément et ne pas être mélangés.

Traiter correctement la taxe sur la valeur ajoutée et les impôts

L'Administration fédérale des contributions (AFC) est l'autorité compétente pour la taxe sur la valeur ajoutée ; elle est également responsable de l'impôt fédéral direct, de l'impôt anticipé et des droits de timbre, ainsi que d'autres redevances fédérales. Les questions relatives à l'assujettissement d'une prestation, à l'inscription et à la comptabilisation doivent être clarifiées via le portail de l'AFC et les informations TVA de l'AFC.

Depuis le 1er janvier 2024, trois taux s'appliquent : le taux normal de 8,1 %, le taux réduit de 2,6 % et le taux spécial pour l'hébergement de 3,8 %. Les prestations de services relèvent généralement du taux normal, car toutes les prestations imposables sans taux spécial ou réduit sont imposables au taux normal. Les frais d'hébergement dans le compte des frais de mission supportent en revanche le taux spécial, même pour un petit-déjeuner facturé séparément.

Qu'une offre contienne ou non la TVA dépend du soumissionnaire : s'il atteint le chiffre d'affaires légalement prévu de 100 000 francs, il doit s'inscrire auprès de l'AFC en tant que personne assujettie et reçoit un numéro de TVA. Un soumissionnaire sans numéro de TVA ne facture pas de taxe sur la valeur ajoutée ; cela doit être pris en compte lors de la comparaison avec des soumissionnaires assujettis.

Pour le coût total, il est décisif de savoir si la TVA est déductible à titre de taxe préalable pour le mandant. Celui qui est assujetti et utilise la prestation reçue pour sa propre activité imposable peut déduire la taxe facturée comme taxe préalable ; dans ce cas, les offres sont comparées nettes. Si le mandant ne peut pas la déduire, elle constitue un véritable élément de coût et fait partie du coût total.

Il convient d'éviter un poste global « Taxes et impôts ». L'AFC perçoit, outre la TVA, l'impôt anticipé, un impôt de sûreté prélevé par la Confédération à la source sur le revenu de la fortune mobilière, ainsi que les droits de timbre. De telles redevances n'interviennent dans un mandat de prestation de services que si la situation concrète les déclenche ; les inclure forfaitairement renchérit l'offre sans fondement.

Règles fiscales et redevances dans les marchés publics

Présenter la structure budgétaire et l'utilisation des fonds

Le DFAE impose généralement des directives structurelles pour l'établissement du budget dans l'offre financière, afin que les offres soient comparables. Celui qui connaît cette structure établit le calcul des coûts dès le début selon la nomenclature requise et évite les reclassements où les postes glissent ou sont comptabilisés en double.

Outre la présentation de l'utilisation des fonds, une illustration des processus institutionnels et organisationnels est également souhaitée. Pour la planification des coûts, cela signifie : qui assume quelle tâche, combien de personnes sont engagées où et pendant combien de temps, sur quels sites et avec quelle infrastructure. Chacune de ces indications a une conséquence sur les coûts – personnel, voyages, postes de travail, équipement – qui doit se retrouver dans le poste budgétaire correspondant.

Selon les directives du DFAE, l'aptitude professionnelle et la présence effectivement garantie du personnel clé proposé revêtent une importance particulière. Dans la planification des coûts, cela se reflète dans les taux par catégorie de personnel et dans la durée d'engagement. Si le personnel clé n'est garanti que partiellement, l'offre doit indiquer qui prend le relais pour le reste du temps et quels coûts cet remplacement engendre.

Intégrer les chances, les risques et les incertitudes dans les prix

Le DFAE exige expressément dans les offres des réflexions sur les chances et les risques spécifiques du mandat. Une majoration pour risque est compréhensible si elle est liée à un poste nommé – par exemple des incertitudes concernant les quantités, les délais, les prix ou les taux de change – et s'il est indiqué comment la facturation sera effectuée : sous forme de forfait, de poste éventuel ou sur la base des coûts réellement encourus.

Les clauses de révision des prix doivent figurer ouvertement dans l'offre : quelles composantes de coûts sont révisables (salaires, matériel, prestations externes), quelle grandeur de référence sert de base, à partir de quel moment l'ajustement s'applique et comment il est calculé. Sans ces indications, une offre avec clause de révision n'est pas comparable à une offre à prix ferme, et le mandant ne peut pas évaluer le risque assumé.

Les postes éventuels et les options sont indiqués séparément du montant principal, afin que le mandant reconnaisse quel montant survient avec certitude lors de l'attribution du mandat et lequel ne survient que sous certaines conditions. La somme des postes principaux et le coût total incluant les postes éventuels sont deux chiffres différents ; tous deux doivent figurer dans l'offre.

Avantages et inconvénients des offres à prix ferme vs. avec clause de révision

Comparer les offres sur la base des coûts totaux

Ce n'est pas le prix le plus bas qui décide de l'attribution. Le DFAE évalue les offres sur la base des critères prédéfinis et publiés et attribue le mandat à l'offre la plus avantageuse ; lors d'un appel d'offres ouvert, l'attribution est publiée sur simap.ch. Lors de l'examen préalable, le DFAE respecte l'obligation d'utiliser les fonds publics de manière efficace et économique.

Les coûts totaux sont donc une grandeur parmi d'autres. Le DFAE pondère également l'aptitude du personnel clé proposé et sa disponibilité garantie – une offre moins coûteuse avec un personnel clé moins bien doté ou moins disponible peut donc être écartée.

Pour une comparaison fiable, les offres sont ramenées à la même base : même volume de prestations, mêmes hypothèses concernant les voyages et les indemnités journalières, même traitement de la taxe sur la valeur ajoutée, même durée, ainsi que même traitement des options et des clauses de révision des prix. Le Contrôle fédéral des finances a examiné les passations de marchés de la Direction du développement et de la coopération ; le canton de Zurich met également à disposition des autorités adjudicatrices un guide pour l'attribution des marchés publics, destiné aux autorités adjudicatrices du canton et aux communes.

Étape par étape vers un calcul fiable du coût total

Traduire d'abord les prestations de la description des prestations en quantités : jours-personne par catégorie, voyages, jours de voyage, matériel et prestations externes. Définir un taux pour chaque quantité et noter l'hypothèse dont découle la quantité. Compléter ensuite les frais accessoires – honoraires, frais de repas et d'hébergement, frais de déplacement – car une offre complète selon les directives du DFAE doit contenir tous les coûts attendus.

Clarifier ensuite le traitement fiscal : si le mandant a droit à la déduction de la taxe préalable, les offres sont comparées nettes ; sinon, la taxe sur la valeur ajoutée fait partie du coût total. L'autorité compétente est l'AFC. Séparément, la valeur du marché hors taxe sur la valeur ajoutée est déterminée selon les règles de calcul de l'art. 15 LMP/OLP, car elle détermine le choix de la procédure de passation.

Enfin, vérifier les risques et la structure : indiquer les majorations pour risque, les options et les clauses de révision des prix comme postes distincts avec leurs conditions, formuler des réflexions sur les chances et les risques spécifiques et établir le budget selon la structure exigée par le mandant. Doivent y être représentés l'utilisation des fonds selon les personnes, les biens et les ressources financières, ainsi que l'aptitude des personnes clés et leur disponibilité d'engagement garantie.

Le calcul suit ainsi une formule fixe : Coût total = Somme de tous les postes issus de la quantité multipliée par le taux (honoraires, frais de déplacement, repas, hébergement, matériel, prestations de tiers) + majorations pour risque + postes éventuels + taxe sur la valeur ajoutée, dans la mesure où elle n'est pas déductible à titre de taxe préalable. Au taux normal de 8,1 %, 8,1 centimes de taxe s'ajoutent à chaque franc net d'honoraires, pour les hébergements au taux spécial de 3,8 %, соответственно 3,8 centimes.