Demander un extrait du registre du commerce et une autorisation d’exercer

Extrait du registre du commerce ou autorisation d’exercer : ce dont vous avez vraiment besoin

Le registre du commerce est public et organisé de manière décentralisée : il est tenu en premier lieu par les cantons. À l’exception du canton du Valais, chaque canton dispose d’une office centrale du registre du commerce pour l’ensemble de son territoire. Les inscriptions prennent effet lors de leur publication dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC).

Elles ont soit un effet constitutif (créateur de droit), soit un effet déclaratif (constatant le droit). De la publicité du registre découle la présomption légale de connaissance : nul ne peut invoquer qu’il ignorait une inscription. Un extrait du registre du commerce reflète donc exactement ce qui est inscrit et publié concernant une entité juridique.

Outre les inscriptions publiées, toutes les annonces et pièces justificatives sont accessibles au public. L’extrait prouve l’inscription et les informations qu’elle contient ; les autorités, les banques et le monde des affaires l’exigent comme preuve.

L’autorisation d’exercer permet en revanche l’exercice d’une activité concrète. Elle est délivrée selon les règles du canton concerné et de la branche spécifique. Les documents ne sont pas interchangeables : une autorité compétente peut exiger un extrait actuel en annexe ; toutefois, l’extrait ne remplace pas une autorisation – et l’autorisation ne remplace pas un extrait du registre.

L’inscription au registre du commerce ne constitue pas une autorisation d’exercer ; les deux procédures relèvent d’autorités distinctes. Le registre du commerce est une source publique d’informations économiques sur les entreprises. Il sert avant tout à la sécurité juridique dans les transactions commerciales et à la protection de la confiance (fonction de publicité).

Auprès de l’Office du registre du commerce du canton de Zurich, il est possible de demander l’inscription, la modification ou la radiation d’entrées au registre du commerce. C’est également là que l’on peut commander ou télécharger des extraits. Pour une activité soumise à autorisation, l’extrait du registre ne suffit pas.

Le canton de Zurich propose une vue d’ensemble des autorisations professionnelles et d’exploitation ; elle indique dans quels domaines une obligation d’autorisation ou de déclaration s’applique. Toutes les activités commerciales ne sont pas soumises à autorisation ou à déclaration. La commune d’implantation est souvent le premier point de contact.

Extrait du registre du commerce vs autorisation d’exercer : différences essentielles

Authentifié ou non authentifié : la différence décisive

Les extraits du registre du commerce et les statuts non authentifiés sont gratuits. Dans le canton de Berne, ils peuvent être téléchargés directement depuis la recherche d’entreprises cantonale ou depuis Zefix. Dans le canton de Zurich, la consultation ou le téléchargement de l’extrait du registre du commerce non authentifié est également gratuit, tout comme le téléchargement des pièces du registre du commerce.

Pour sa propre information, pour vérifier une relation d’affaires ou pour préparer une demande, une telle pièce gratuite suffit généralement. Les extraits authentifiés sont payants et ont force probante.

L’Office du registre du commerce du canton de Saint-Gall indique délivrer exclusivement des extraits du registre du commerce authentifiés et donc juridiquement contraignants ; le montant s’élève à Fr. 40.– plus les frais de port. Si un document est remis à une autorité, à un notaire, à une banque ou joint à un contrat, la version authentifiée est généralement exigée. Pour un usage interne, le téléchargement gratuit suffit.

Commander un extrait : en ligne, par e-mail, par poste ou au guichet

Les canaux de commande diffèrent d’un canton à l’autre. Dans le canton de Berne, les extraits du registre du commerce authentifiés peuvent être commandés via le portail en ligne, par e-mail ou par poste, ou retirés directement au guichet contre paiement. Le règlement s’effectue en espèces ou par carte de débit ou de crédit.

Il en va de même dans le canton de Berne pour les dossiers du registre – copies authentifiées ou non de statuts, de procès-verbaux et d’autres pièces publiques du registre du commerce. Le canton de Zurich propose une commande en ligne pour les extraits du registre du commerce authentifiés et les statuts authentifiés, ainsi que pour d’autres documents tels que les pièces et les attestations négatives.

Le canton de Saint-Gall met à disposition un formulaire de commande électronique pour les extraits authentifiés et d’autres pièces, qui peut être rempli et transmis en ligne. Avant de commander, il vaut la peine de consulter les heures d’ouverture et les lieux de l’autorité compétente.

L’Office du registre du commerce et des notariats du canton de Saint-Gall est présent dans plusieurs sites régionaux. Les guichets sont ouverts entre 8 h et 11 h 30 ainsi qu’entre 14 h et 17 h. Des renseignements téléphoniques sont possibles au +41 58 229 37 24.

Les demandes d’acte authentique sont transmises avec les documents nécessaires – par exemple l’attestation de versement du capital et le projet de statuts – par e-mail ou par poste à l’autorité compétente. Dans le canton de Berne, les liens directs sur la page de l’Office du registre du commerce s’intitulent « Recherche d’entreprises dans le canton de Berne » et « Recherche d’entreprises en Suisse (Zefix) ». Ils permettent de télécharger gratuitement des extraits du registre du commerce et des statuts non authentifiés.

L’Office du registre du commerce du canton de Zurich exploite une recherche d’entreprises pour les sociétés du canton de Zurich et de toute la Suisse. On peut y consulter également la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC).

L’Office du registre du commerce et des notariats du canton de Saint-Gall est présent dans les sites régionaux de Buchs, Wil et Rapperswil-Jona. Détails des trois sites régionaux : Buchs, Bahnhofstrasse 2, 9471 Buchs, +41 58 229 76 91 ; Wil, Lerchenfeldstrasse 11, 9500 Wil, +41 58 229 76 30 ; Rapperswil-Jona, Neue Jonastrasse 59, 8640 Rapperswil, +41 58 229 76 76.

Les notariats officiels sont joignables par e-mail : [email protected], [email protected] et [email protected]. Ces adresses valent pour les sites régionaux de Buchs, Wil et Rapperswil-Jona.

Taxes, pièces et frais de transmission à surveiller

Les taxes pour les inscriptions au registre du commerce sont fixées par l’Ordonnance sur les taxes du registre du commerce (OTReg) du 6 mars 2020 (RS 221.411.1). Quiconque provoque une décision ou requiert une prestation est redevable de taxes selon l’article 1 OTReg.

Les extraits authentifiés coûtent dans la même ordre de grandeur, mais diffèrent dans le détail. Le canton de Berne facture CHF 40.00 par extrait authentifié pour toutes les formes juridiques ; s’y ajoutent des frais de transmission de CHF 2.00 à CHF 10.00. Le canton de Saint-Gall facture Fr. 40.– pour les extraits du registre du commerce authentifiés, plus les frais de port.

Dans le canton de Zurich, un extrait du registre du commerce authentifié coûte 50.–, les statuts authentifiés 40.–, la légalisation de signature 20.– et un extrait du registre du commerce ou du registre journalier avant publication chacun 80.–. Ces taxes se basent sur l’ordonnance fédérale sur les taxes du registre du commerce.

Dans le canton de Zurich, les pièces du registre du commerce non authentifiées coûtent 3.– par page, avec un minimum de 10 francs et un maximum de 120 francs. Les pièces authentifiées coûtent également 3.– par page, plus 10.– par authentification, avec les mêmes plafonds et planchers.

Une attestation négative – certifiant qu’une certaine entité juridique n’est pas inscrite – coûte généralement 50 francs et jusqu’à 120 francs maximum selon l’effort fourni. Dans le canton de Berne, un dossier d’actes du registre coûte CHF 20.00 par entité juridique et dossier, plus CHF 10.00 par authentification.

La première consultation des actes est gratuite ; à partir du deuxième dossier d’entreprise, CHF 20.00 sont facturés. Toutes les copies, à l’exception des statuts authentifiés, sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée.

L’Office du registre du commerce du canton de Berne indique l’adresse e-mail [email protected] pour les questions relatives aux factures. Cette adresse est disponible pour toute demande de renseignement concernant les factures.

Demander une autorisation d’exercer : clarifier l’autorité compétente

La nécessité d’une autorisation et l’autorité auprès de laquelle la demander dépendent de l’activité et du canton ; l’autorité cantonale ou communale d’autorisation est compétente. Les exigences varient d’un canton à l’autre, c’est pourquoi il convient de clarifier l’autorité compétente avant de déposer la demande.

En Suisse, la liberté économique prévaut en principe : chacun peut en principe exercer librement une activité privée. Certains types d’entreprises et de projets sont toutefois soumis à autorisation ou à déclaration. Clarifiez rapidement les exigences applicables à votre projet.

Les domaines typiques soumis à autorisation ou à déclaration sont l’artisanat et l’industrie, les marchandises et le commerce, la finance et les jeux d’argent, la santé, l’éducation et la garde, les animaux, l’agriculture, les transports ainsi que les manifestations. L’obligation d’autorisation ne s’applique pas à toutes les activités, mais seulement à certains types d’entreprises et de projets.

Le canton de Soleure présente des types d’autorisations concrets : exposition de véhicules, journée portes ouvertes ; exploitation de l’hôtellerie-restauration et hébergement ; commerce de boissons alcoolisées ; travail du dimanche, de nuit et par équipes. Les demandes d’autorisation correspondantes sont disponibles sur my.so.ch.

Le canton de Zurich propose une vue d’ensemble des autorisations professionnelles et d’exploitation. La page cantonale de synthèse s’intitule « Autorisations professionnelles et d’exploitation », est accessible sur zh.ch et renvoie aux autorités et points de contact compétents. Elle présente les principales autorisations et aide pour les trois premières étapes : vérifier le domaine ou la branche, clarifier les exigences, identifier les autorités compétentes.

Le formulaire de demande est mis à disposition par l’autorité d’autorisation compétente. Il précise les annexes requises et les délais, c’est pourquoi il faut d’abord déterminer cette autorité pour une activité concrète. Les exigences dépendent de votre branche et du type de projet. La commune d’implantation est souvent le premier point de contact ; contactez également votre association professionnelle ou sectorielle.

Selon la procédure cantonale, le formulaire de demande peut exiger un extrait actuel du registre du commerce en annexe. Prévoyez donc le délai de traitement de l’Office du registre du commerce, le délai postal ou de courrier et la constitution des autres annexes.

Les autres documents nécessaires – par exemple les preuves d’identité, les justificatifs concernant les locaux ou les qualifications professionnelles – sont indiqués par le formulaire de demande respectif. Les délais et temps de traitement des demandes d’autorisation résultent du formulaire de demande correspondant.

Dans le canton de Zurich, le service spécialisé « Allègement des entreprises » de l’Office de l’économie aide à rechercher les autorités et points de contact compétents. Il est joignable par e-mail à [email protected]. L’Office de l’économie – Promotion des sites du canton de Zurich a son siège à la Walchestrasse 19, 8090 Zurich.

Voici comment procéder dans le canton de Zurich : premièrement, vérifier le domaine ou la branche ; deuxièmement, clarifier les exigences ; troisièmement, identifier les autorités compétentes ; quatrièmement, demander l’autorisation ou déposer la déclaration. Une vue d’ensemble cantonale des autorisations professionnelles et d’exploitation aide pour les trois premières étapes.

La nécessité d’une autorisation pour un nouveau site dépend de l’activité et du canton. Selon le projet, d’autres démarches administratives peuvent être nécessaires en plus de l’autorisation ; clarifiez cela préalablement avec l’autorité compétente.

Autorités compétentes pour l’autorisation d’exercer dans le canton de Zurich

Éviter les pièges : délais, fausses factures et changement de canton

Le canton de Zurich met expressément en garde contre les fausses factures du registre : des prestataires envoient des factures pour des inscriptions dans des registres privés. Ces factures ont l’air officielles, mais ne le sont pas, et n’ont pas à être payées.

Les personnes concernées peuvent vérifier si la facture émane de l’Office du registre du commerce. Qui reçoit une telle mise en demeure de payer ne doit pas simplement la régler, mais clarifier son origine.

Le deuxième piège concerne les exigences relatives à l’extrait : selon la procédure et l’autorité destinataire, une version spécifique ou une date d’émission particulière peut être exigée. Clarifiez cela avant de commander.

Troisièmement, les exigences cantonales et les processus de commande diffèrent ; la tenue du registre du commerce est organisée au niveau cantonal. En cas de changement de siège ou de demande dans un autre canton, l’autorité compétente, le formulaire et parfois les taxes changent également. Avant de commander, il convient donc de clarifier auprès de l’autorité destinataire quelle version – authentifiée ou non – et quelle date d’émission sont exigées.

Dans le canton de Zurich, des projets de pièces d’inscription peuvent être soumis pour vérification préalable. Cette vérification est volontaire et engendre des coûts.

Points importants avant de commander un extrait du registre du commerce

Déroulement pratique : de la demande à l’autorisation déposée

Séparez les deux procédures : l’extrait du registre du commerce est commandé auprès de l’Office du registre du commerce. L’autorisation d’exercer est demandée auprès de l’autorité cantonale ou communale d’autorisation compétente.

Le déroulement peut se faire en quelques étapes. Premièrement, clarifier l’usage de la pièce : l’extrait non authentifié gratuit issu de la recherche d’entreprises ou de Zefix suffit-il, ou une version authentifiée ayant force probante est-elle exigée ?

Deuxièmement, déterminer l’Office du registre du commerce du canton compétent et, si une autorisation est nécessaire, l’autorité cantonale ou communale d’autorisation compétente. Troisièmement, vérifier les annexes et délais indiqués dans le formulaire de demande.

Quatrièmement, commander l’extrait via le portail en ligne, par e-mail, par poste ou au guichet, en tenant compte des frais de transmission et des moyens de paiement. Cinquièmement, rassembler les autres annexes et déposer la demande dans les délais.

Sixièmement, contrôler les taxes et les délais et – lorsqu’une clarification préalable est possible – soumettre des projets au préalable ; dans le canton de Zurich, une telle vérification préalable est volontaire et payante. Pour l’autorisation d’exercer, la même démarche en trois étapes s’applique : vérifier le domaine ou la branche, clarifier les exigences, identifier les autorités compétentes. Ce n’est qu’ensuite qu’il faut demander le formulaire de demande et le déposer avec l’extrait actuel du registre du commerce.

Dans le canton de Zurich, vous annoncez les inscriptions au registre du commerce auprès de l’Office du registre du commerce ; les inscriptions peuvent aussi y être modifiées ou radiées. Pour l’autorisation d’exercer, demandez le formulaire de demande auprès de l’autorité cantonale ou communale compétente. Remplissez-le et déposez-le avec l’extrait actuel du registre du commerce et les autres annexes.

Pour les actes authentiques en matière commerciale, soumettez la demande d’acte authentique avec les documents nécessaires – par exemple l’attestation de versement du capital et le projet de statuts – par e-mail ou par poste. Dans le canton de Zurich, la légalisation de signature coûte 20.–.

Déposez la demande d’autorisation ou la déclaration auprès de l’autorité compétente. Dans le canton de Zurich, la commune d’implantation est souvent le premier point de contact ; le service spécialisé « Allègement des entreprises » de l’Office de l’économie aide à rechercher l’autorité compétente.

Déroulement pour demander un extrait du registre du commerce et une autorisation d’exercer

Trouver les autorités compétentes et vérifier les indications

Trois sources font foi, que vous devriez consulter directement. La recherche d’entreprises cantonale et l’Office du registre du commerce de votre canton fournissent des extraits, des pièces et les taxes. La recherche d’entreprises suisse Zefix fournit des extraits et statuts non authentifiés gratuits ainsi que des données du registre d’autres cantons.

Les inscriptions prennent effet via la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC). Les offices cantonaux du registre du commerce publient leurs prestations, voies de commande, heures d’ouverture et taxes sur leurs propres pages.

Pour l’autorisation d’exercer, l’autorité cantonale ou communale compétente pour votre activité et votre lieu d’implantation est l’interlocuteur approprié – son formulaire de demande mentionne les annexes requises et les délais pour les documents déposés. Pour les questions relatives aux autorisations dans le canton de Zurich, la vue d’ensemble cantonale des autorisations professionnelles et d’exploitation est le premier point de contact.

La vue d’ensemble cantonale « Autorisations professionnelles et d’exploitation » sur zh.ch offre un aperçu des principales obligations d’autorisation ou de déclaration pour les activités entrepreneuriales et renvoie aux autorités et points de contact compétents (canton de Zurich).

Les offices cantonaux du registre du commerce s’appellent Office du registre du commerce du canton de Berne dans le canton de Berne et Office du registre du commerce du canton de Zurich dans le canton de Zurich. L’Office du registre du commerce et des notariats du canton de Saint-Gall est joignable à Davidstrasse 27, 9001 Saint-Gall, +41 58 229 37 24, [email protected] ; les sites régionaux sont Buchs, Wil et Rapperswil-Jona.

Dans le canton de Berne, les liens directs pour la recherche d’entreprises gratuite s’intitulent « Recherche d’entreprises dans le canton de Berne » et « Recherche d’entreprises en Suisse (Zefix) ». À Zurich, vous pouvez rechercher des entreprises dans le canton de Zurich et en Suisse, ainsi que consulter la FOSC.

Pour l’autorisation d’exercer, la commune d’implantation est souvent le premier point de contact dans le canton de Zurich. Le service spécialisé « Allègement des entreprises » de l’Office de l’économie, Walchestrasse 19, 8090 Zurich, est joignable par e-mail à [email protected].