Handelsregisterauszug und Gewerbebewilligung anfordern

Handelsregisterauszug oder Gewerbebewilligung: Was Sie wirklich brauchen

Das Handelsregister ist öffentlich und dezentral organisiert: Geführt wird es in erster Linie von den Kantonen. Mit Ausnahme des Kantons Wallis unterhält jeder Kanton ein zentrales Handelsregisteramt für das ganze Kantonsgebiet. Einträge werden mit der Veröffentlichung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) wirksam.

Sie wirken entweder konstitutiv (rechtserzeugend) oder deklaratorisch (rechtsverkündend). Aus der Öffentlichkeit des Registers folgt die gesetzliche Kenntnisvermutung: Niemand kann einwenden, eine Eintragung nicht gekannt zu haben. Ein Handelsregisterauszug gibt daher genau wieder, was über eine Rechtseinheit eingetragen und publiziert ist.

Neben den publizierten Einträgen sind sämtliche Anmeldungen und Belege für die Öffentlichkeit zugänglich. Der Auszug belegt die Eintragung und die darin enthaltenen Angaben; Behörden, Banken und der Geschäftsverkehr verlangen ihn als Nachweis.

Die Gewerbebewilligung erlaubt dagegen die Ausübung einer konkreten Tätigkeit. Sie wird nach den Regeln des jeweiligen Kantons und der jeweiligen Branche erteilt. Die Dokumente sind nicht austauschbar: Eine Bewilligungsbehörde kann einen aktuellen Auszug als Beilage verlangen; der Auszug ersetzt jedoch keine Bewilligung – und die Bewilligung keinen Registerauszug.

Die Eintragung ins Handelsregister ist keine Gewerbebewilligung; beide Verfahren haben eigene zuständige Stellen. Das Handelsregister ist eine öffentliche Quelle für wirtschaftliche Informationen über Unternehmen. Es dient in erster Linie der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr und dem Vertrauensschutz (Publizitätsfunktion).

Beim Handelsregisteramt Kanton Zürich lassen sich Handelsregistereinträge anmelden, ändern oder löschen. Ebendort können Auszüge bestellt oder heruntergeladen werden. Für eine bewilligungspflichtige Tätigkeit genügt der Registerauszug nicht.

Der Kanton Zürich führt eine Übersicht zu Gewerbe- und Betriebsbewilligungen; sie zeigt, in welchen Bereichen eine Bewilligungs- oder Meldepflicht besteht. Nicht jede gewerbliche Tätigkeit ist bewilligungs- oder meldepflichtig. Die Standortgemeinde ist in vielen Fällen die erste Anlaufstelle.

Handelsregisterauszug vs. Gewerbebewilligung: Wesentliche Unterschiede

Beglaubigt oder unbeglaubigt – der entscheidende Unterschied

Unbeglaubigte Handelsregisterauszüge und Statuten sind kostenlos. Im Kanton Bern lassen sie sich direkt aus der kantonalen Firmensuche oder aus Zefix herunterladen. Im Kanton Zürich sind das Ansehen oder Herunterladen des unbeglaubigten Handelsregisterauszugs ebenfalls kostenlos, ebenso das Herunterladen von Handelsregisterbelegen.

Für die eigene Information, die Prüfung einer Geschäftsbeziehung oder die Vorbereitung eines Antrags genügt in der Regel ein solcher Gratisbeleg. Beglaubigte Auszüge sind kostenpflichtig und rechtlich verbindlich.

Das Handelsregisteramt des Kantons St.Gallen stellt nach eigener Angabe ausschliesslich beglaubigte und damit rechtlich verbindliche Handelsregisterauszüge aus; die Gebühr beträgt Fr. 40.– zuzüglich Porto. Wird ein Dokument bei einer Behörde, einem Notariat, einer Bank oder als Vertragsbeilage eingereicht, ist in der Regel die beglaubigte Fassung verlangt. Für interne Zwecke reicht der kostenlose Download.

Auszug bestellen: online, per E-Mail, Post oder am Schalter

Die Bestellkanäle unterscheiden sich von Kanton zu Kanton. Im Kanton Bern lassen sich beglaubigte Handelsregisterauszüge über das Onlineportal, per E-Mail oder per Post bestellen oder direkt am Schalter gegen Bezahlung abholen. Bezahlt wird in bar oder mit Debit- oder Kreditkarte.

Dasselbe gilt im Kanton Bern für Registerakten – beglaubigte oder unbeglaubigte Kopien von Statuten, Protokollen und anderen öffentlichen Handelsregisterbelegen. Der Kanton Zürich bietet für beglaubigte Handelsregisterauszüge und beglaubigte Statuten eine Online-Bestellung an, ebenso für weitere Dokumente wie Belege und Negativbescheinigungen.

Der Kanton St.Gallen stellt für beglaubigte Auszüge und weitere Belege ein elektronisches Bestellformular bereit, das online ausgefüllt und übermittelt werden kann. Vor der Bestellung lohnt sich ein Blick auf Öffnungszeiten und Standorte der zuständigen Stelle.

Das Amt für Handelsregister und Notariate des Kantons St.Gallen ist an mehreren Regionalstandorten präsent. Die Schalter sind zwischen 8 und 11.30 Uhr sowie zwischen 14 und 17 Uhr geöffnet. Telefonische Auskünfte sind unter +41 58 229 37 24 möglich.

Beurkundungsbegehren werden mit den notwendigen Unterlagen – etwa Kapitaleinzahlungsbestätigung und Statutenentwurf – per E-Mail oder Post an die zuständige Stelle übermittelt. Im Kanton Bern heissen die Direktlinks auf der Seite des Handelsregisteramts «Firmensuche im Kanton Bern» und «Firmensuche in der Schweiz (Zefix)». Über sie lassen sich unbeglaubigte Handelsregisterauszüge und Statuten kostenlos herunterladen.

Das Handelsregisteramt Kanton Zürich betreibt eine Firmensuche für Firmen im Kanton Zürich und in der ganzen Schweiz. Dort lässt sich auch das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) durchsuchen.

Das Amt für Handelsregister und Notariate des Kantons St.Gallen ist an den Regionalstandorten Buchs, Wil und Rapperswil-Jona präsent. Die drei Regionalstandorte im Detail: Buchs, Bahnhofstrasse 2, 9471 Buchs, +41 58 229 76 91; Wil, Lerchenfeldstrasse 11, 9500 Wil, +41 58 229 76 30; Rapperswil-Jona, Neue Jonastrasse 59, 8640 Rapperswil, +41 58 229 76 76.

Die Amtsnotariate sind per E-Mail erreichbar: [email protected], [email protected] und [email protected]. Diese Adressen gelten für die Regionalstandorte Buchs, Wil und Rapperswil-Jona.

Gebühren, Belege und Übermittlungskosten im Blick

Die Gebühren für Eintragungen im Handelsregister richten sich nach der Verordnung über die Gebühren für das Handelsregister (GebV-HReg) vom 6. März 2020 (SR 221.411.1). Wer eine Verfügung veranlasst oder eine Dienstleistung beansprucht, ist nach Artikel 1 GebV-HReg gebührenpflichtig.

Beglaubigte Auszüge kosten in derselben Grössenordnung, unterscheiden sich aber im Detail. Der Kanton Bern verrechnet CHF 40.00 pro beglaubigtem Auszug für alle Rechtsformen; dazu kommen Übermittlungskosten von CHF 2.00 bis CHF 10.00. Der Kanton St.Gallen verrechnet für beglaubigte Handelsregisterauszüge Fr. 40.– zuzüglich Porto.

Im Kanton Zürich kostet ein beglaubigter Handelsregisterauszug 50.–, beglaubigte Statuten 40.–, die Beglaubigung einer Unterschrift 20.– und ein Handelsregisterauszug oder Tagesregisterauszug vor der Publikation je 80.–. Diese Gebühren beruhen auf der eidgenössischen Verordnung über die Gebühren für das Handelsregister.

Im Kanton Zürich kosten unbeglaubigte Handelsregisterbelege 3.– pro Seite, mit einem Minimum von 10 Franken und einem Maximum von 120 Franken. Beglaubigte Belege kosten ebenfalls 3.– pro Seite, zusätzlich 10.– pro Beglaubigung, mit denselben Ober- und Untergrenzen.

Eine Negativbescheinigung – die Bescheinigung, dass eine bestimmte Rechtseinheit nicht eingetragen ist – kostet in der Regel 50 Franken und je nach Aufwand bis maximal 120 Franken. Im Kanton Bern kostet ein Registerakten-Dossier CHF 20.00 pro Rechtseinheit und Dossier plus CHF 10.00 pro Beglaubigung.

Die erste Akteneinsicht ist kostenlos; ab dem zweiten Firmen-Dossier werden je CHF 20.00 verrechnet. Alle Kopien ausser beglaubigten Statuten unterliegen der Mehrwertsteuer.

Das Handelsregisteramt des Kantons Bern nennt für Fragen zu Rechnungen die E-Mail-Adresse [email protected]. Diese Adresse steht für Rückfragen zu Rechnungen zur Verfügung.

Gewerbebewilligung anfordern: die zuständige Stelle klären

Ob und bei welcher Stelle eine Bewilligung nötig ist, hängt von der Tätigkeit und vom Kanton ab; zuständig ist die kantonale oder kommunale Bewilligungsstelle. Die Anforderungen sind kantonal unterschiedlich, weshalb die massgebende Stelle vor der Antragstellung zu klären ist.

In der Schweiz gilt grundsätzlich Wirtschaftsfreiheit: Jede und jeder darf prinzipiell eine privatwirtschaftliche Tätigkeit frei ausüben. Einige Arten von Unternehmen und Vorhaben sind jedoch bewilligungs- oder meldepflichtig. Klären Sie frühzeitig ab, welche Anforderungen für Ihr Vorhaben gelten.

Typische Bereiche mit Bewilligungs- oder Meldepflicht sind Gewerbe und Industrie, Waren und Handel, Finanzwesen und Geldspiele, Gesundheit, Bildung und Betreuung, Tiere, Landwirtschaft, Verkehr sowie Veranstaltungen. Die Bewilligungspflicht gilt nicht für alle Tätigkeiten, sondern nur für bestimmte Arten von Unternehmen und Vorhaben.

Konkrete Bewilligungsarten zeigt der Kanton Solothurn: Fahrzeugausstellung, Tag der offenen Tür; Gastgewerbe- und Beherbergungsbetrieb; Handel mit alkoholhaltigen Getränken; Sonntags-, Nacht- und Schichtarbeit. Die entsprechenden Bewilligungsanträge sind auf my.so.ch abrufbar.

Der Kanton Zürich führt eine Übersicht zu Gewerbe- und Betriebsbewilligungen. Die kantonale Übersichtsseite trägt den Titel «Gewerbe- und Betriebsbewilligungen», ist auf zh.ch erreichbar und verweist auf die zuständigen Behörden und Anlaufstellen. Sie zeigt die wichtigsten Bewilligungen und hilft bei den ersten drei Schritten: Bereich oder Branche prüfen, Anforderungen klären, zuständige Behörden identifizieren.

Das Antragsformular stellt die zuständige Bewilligungsstelle bereit. Es gibt die verlangten Beilagen und die Fristen vor, weshalb für eine konkrete Tätigkeit zuerst diese Stelle zu ermitteln ist. Die Anforderungen hängen von Ihrer Branche und der Art des Vorhabens ab. Die Standortgemeinde ist in vielen Fällen die erste Anlaufstelle; kontaktieren Sie auch Ihren Berufs- oder Branchenverband.

Je nach kantonalem Verfahren kann das Antragsformular zusammen mit dem Antrag einen aktuellen Handelsregisterauszug als Beilage verlangen. Planen Sie deshalb die Bearbeitungszeit des Handelsregisteramts, die Post- oder Kurierlaufzeit und die Zusammenstellung der übrigen Beilagen ein.

Welche weiteren Unterlagen nötig sind – etwa Identitätsnachweise, Nachweise über Räumlichkeiten oder fachliche Qualifikationen –, gibt das jeweilige Antragsformular vor. Fristen und Bearbeitungszeiten für Bewilligungsgesuche ergeben sich aus dem jeweiligen Antragsformular.

Im Kanton Zürich unterstützt die Fachstelle Unternehmensentlastung im Amt für Wirtschaft bei der Suche nach den zuständigen Behörden und Anlaufstellen. Sie ist per E-Mail an [email protected] erreichbar. Das Amt für Wirtschaft – Standortförderung des Kantons Zürich hat seinen Sitz an der Walchestrasse 19, 8090 Zürich.

So gehen Sie im Kanton Zürich vor: erstens Bereich oder Branche prüfen, zweitens Anforderungen klären, drittens zuständige Behörden identifizieren, viertens Bewilligung beantragen oder Meldung einreichen. Eine kantonale Übersicht zu Gewerbe- und Betriebsbewilligungen hilft bei den ersten drei Schritten.

Ob für einen neuen Standort eine Bewilligung nötig ist, hängt von der Tätigkeit und vom Kanton ab. Je nach Vorhaben können neben der Bewilligung weitere behördliche Schritte nötig sein; klären Sie dies vorgängig mit der zuständigen Stelle ab.

Zuständige Stellen für Gewerbebewilligung im Kanton Zürich

Stolpersteine vermeiden: Fristen, falsche Rechnungen und Kantonswechsel

Der Kanton Zürich warnt ausdrücklich vor falschen Register-Rechnungen: Anbieter versenden Rechnungen für Einträge in private Register. Diese Rechnungen sehen offiziell aus, sind es aber nicht, und müssen nicht bezahlt werden.

Betroffene können prüfen, ob die Rechnung vom Handelsregisteramt stammt. Wer eine solche Zahlungsaufforderung erhält, sollte sie nicht einfach begleichen, sondern die Herkunft klären.

Zweiter Stolperstein sind die Anforderungen an den Auszug: Je nach Verfahren und empfangender Stelle kann eine bestimmte Fassung oder ein bestimmtes Ausstellungsdatum verlangt werden. Klären Sie dies vor der Bestellung ab.

Drittens unterscheiden sich die kantonalen Anforderungen und Bestellprozesse; die Handelsregisterführung ist kantonal organisiert. Bei einem Sitzwechsel oder einem Antrag in einem anderen Kanton ändern sich damit auch zuständige Stelle, Formular und teilweise die Gebühren. Vor der Bestellung ist deshalb bei der empfangenden Stelle abzuklären, welche Fassung – beglaubigt oder unbeglaubigt – und welches Ausstellungsdatum verlangt werden.

Im Kanton Zürich können Entwürfe der Eintragungsbelege zur Vorprüfung eingereicht werden. Diese Vorprüfung ist freiwillig, und es fallen dafür Kosten an.

Wichtige Punkte vor der Bestellung eines Handelsregisterauszugs

Ablauf in der Praxis: von der Anfrage bis zur eingereichten Bewilligung

Trennen Sie die beiden Verfahren: Der Handelsregisterauszug wird beim Handelsregisteramt bestellt. Die Gewerbebewilligung beantragen Sie bei der zuständigen kantonalen oder kommunalen Bewilligungsstelle.

Der Ablauf lässt sich in wenigen Schritten abwickeln. Erstens klären, wofür der Beleg dient: Reicht der kostenlose unbeglaubigte Auszug aus Firmensuche oder Zefix, oder wird eine beglaubigte, rechtlich verbindliche Fassung verlangt?

Zweitens das zuständige Handelsregisteramt des Kantons und, falls eine Bewilligung nötig ist, die zuständige kantonale oder kommunale Bewilligungsstelle ermitteln. Drittens die Beilagen und Fristen aus dem Antragsformular prüfen.

Viertens den Auszug über das Onlineportal, per E-Mail, per Post oder am Schalter bestellen und dabei Übermittlungskosten sowie die Zahlungsmittel einplanen. Fünftens die übrigen Beilagen zusammenstellen und den Antrag fristgerecht einreichen.

Sechstens Gebühren und Fristen kontrollieren und – wo eine Vorabklärung möglich ist – Entwürfe vorab einreichen; im Kanton Zürich ist eine solche Vorprüfung freiwillig und kostenpflichtig. Für die Gewerbebewilligung gilt derselbe Dreischritt: Bereich oder Branche prüfen, Anforderungen klären, zuständige Behörden identifizieren. Erst danach das Antragsformular verlangen und mit dem aktuellen Handelsregisterauszug einreichen.

Im Kanton Zürich melden Sie Handelsregistereinträge beim Handelsregisteramt an; Einträge können dort auch geändert oder gelöscht werden. Für die Gewerbebewilligung fordern Sie das Antragsformular bei der zuständigen kantonalen oder kommunalen Stelle an. Füllen Sie es aus und reichen Sie es zusammen mit dem aktuellen Handelsregisterauszug und den weiteren Beilagen ein.

Für handelsrechtliche Beurkundungen reichen Sie das Beurkundungsbegehren mit den notwendigen Unterlagen – etwa Kapitaleinzahlungsbestätigung und Statutenentwurf – per E-Mail oder Post ein. Im Kanton Zürich kostet das Beglaubigen einer Unterschrift 20.–.

Reichen Sie den Bewilligungsantrag oder die Meldung bei der zuständigen Behörde ein. Im Kanton Zürich ist die Standortgemeinde in vielen Fällen die erste Anlaufstelle; die Fachstelle Unternehmensentlastung im Amt für Wirtschaft unterstützt bei der Suche nach der zuständigen Behörde.

Ablauf zur Anforderung von Handelsregisterauszug und Gewerbebewilligung

Zuständige Stellen finden und Angaben prüfen

Massgebend sind drei Quellen, die Sie direkt konsultieren sollten. Die kantonale Firmensuche und das Handelsregisteramt Ihres Kantons liefern Auszüge, Belege und Gebühren. Die schweizweite Firmensuche Zefix liefert kostenlose unbeglaubigte Auszüge und Statuten sowie Registerdaten aus anderen Kantonen.

Über das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) werden Einträge wirksam. Die kantonalen Handelsregisterämter publizieren ihre Dienstleistungen, Bestellwege, Öffnungszeiten und Gebühren auf ihren eigenen Seiten.

Für die Gewerbebewilligung ist die für Ihre Tätigkeit und Ihren Standort zuständige kantonale oder kommunale Stelle die richtige Adresse – deren Antragsformular nennt die verlangten Beilagen und die Fristen für die eingereichten Dokumente. Für Bewilligungsfragen im Kanton Zürich ist die kantonale Übersicht zu Gewerbe- und Betriebsbewilligungen die erste Anlaufstelle.

Die kantonale Übersicht «Gewerbe- und Betriebsbewilligungen» auf zh.ch bietet einen Überblick über die wichtigsten Bewilligungs- oder Meldepflichten für unternehmerische Tätigkeiten und verweist auf die zuständigen Behörden und Anlaufstellen (Kanton Zürich).

Die kantonalen Handelsregisterämter heissen im Kanton Bern Handelsregisteramt des Kantons Bern und im Kanton Zürich Handelsregisteramt Kanton Zürich. Das Amt für Handelsregister und Notariate des Kantons St.Gallen ist unter Davidstrasse 27, 9001 St.Gallen, +41 58 229 37 24, [email protected] erreichbar; Regionalstandorte sind Buchs, Wil und Rapperswil-Jona.

Im Kanton Bern heissen die Direktlinks für die kostenlose Firmensuche «Firmensuche im Kanton Bern» und «Firmensuche in der Schweiz (Zefix)». In Zürich können Sie Firmen im Kanton Zürich und in der Schweiz suchen sowie das SHAB durchsuchen.

Für die Gewerbebewilligung ist im Kanton Zürich die Standortgemeinde in vielen Fällen die erste Anlaufstelle. Die Fachstelle Unternehmensentlastung im Amt für Wirtschaft, Walchestrasse 19, 8090 Zürich, ist per E-Mail an [email protected] erreichbar.