Nachweise und Bewilligungen von Dienstleistern prüfen

Wann eine Dienstleistung überhaupt bewilligungspflichtig ist

In der Schweiz gilt grundsätzlich Wirtschaftsfreiheit: Privatwirtschaftliche Erwerbstätigkeit ist im Prinzip frei. Einige Unternehmen und Vorhaben sind jedoch bewilligungs- oder meldepflichtig. Ob eine Bewilligung nötig ist, ergibt sich nicht allein aus der Branche. Entscheidend sind die konkrete Tätigkeit, verwendete Stoffe oder Geräte, die Art der Kundengelder und der Standort der Leistung.

Vor der Auftragsvergabe steht die Frage: Ist für genau diese Dienstleistung ein Nachweis oder eine Bewilligung vorgeschrieben? Eine Bewilligung ist Zulassungsvoraussetzung. Fehlt sie, darf die Tätigkeit nicht ausgeübt werden; die erbrachte Leistung steht auf unsicherem Grund.

Kantonale Übersichten über Bewilligungs- und Meldepflichten sind ein Startinstrument. Der Kanton Zürich hält fest, dass seine Angaben der Information dienen und nicht rechtsverbindlich sind. Im konkreten Fall muss mit der zuständigen Stelle abgeklärt werden, ob eine Bewilligung nötig ist. Der Kontakt zum zuständigen Berufs- oder Branchenverband ist zusätzlich zu empfehlen.

Zuständige Stelle und passendes Register bestimmen

Bewilligungen erteilen je nach Bereich unterschiedliche Akteure: Bundesstellen, kantonale Ämter und kommunale Behörden. Die FINMA bewilligt viele Tätigkeiten im Finanzmarkt; die Arbeitsbewilligung einer ausländischen Arbeitskraft erteilt die zuständige kantonale Behörde. Eine Baubewilligung hängt mit der Standortgemeinde zusammen.

Für bestimmte Chemikalien im Erwerbseinsatz sind Fachbewilligungen vorgesehen, zuständig sind das BAFU oder das BAG. Die erste Prüffrage lautet daher nicht «Welches Dokument fehlt?», sondern «Wer ist für diese Tätigkeit zuständig?».

Für den Finanzbereich bietet die FINMA eine Suchfunktion nach Namen von Personen, Unternehmen oder Finanzprodukten. Damit lässt sich prüfen, ob die notwendige Bewilligung vorhanden ist. Für die Vermittlung von Versicherungen existiert zusätzlich das Register für Versicherungsvermittlerinnen und -vermittler. Wer weiss, in welchem Verzeichnis der Anbieter auftauchen müsste, prüft gezielt statt auf Websites oder Visitenkarten zu vertrauen.

Ergänzend bündeln kantonale Übersichtsseiten zu Bewilligungs- und Meldepflichten die für einen Betrieb relevanten Felder. Solche Übersichten bleiben informativ. Wo Register und Übersichten enden, gibt die zuständige Stelle oder der zuständige Branchenverband verbindlich Auskunft.

Finanzbereich: FINMA-Bewilligung und Aufsichtstiefe prüfen

Für viele Tätigkeiten im schweizerischen Finanzmarkt braucht es eine Bewilligung; in den meisten Bereichen erteilt sie die FINMA. Wer Kundengelder verwaltet, Gelder von Anlegern entgegennimmt, Versicherungspolicen zeichnet oder Fonds auflegt beziehungsweise verwaltet, braucht eine FINMA-Bewilligung. Diese erhält nur, wer die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Die Bewilligung bringt nicht immer dieselbe Aufsichtsdichte. Je nach gesetzlicher Grundlage reicht das Spektrum von umfassender laufender Überwachung bis zu reiner Registrierung ohne laufende Überwachung; dann wird die FINMA nur bei konkreten Hinweisen tätig. Ein Eintrag im Verzeichnis belegt die Zulassung, sagt aber nicht automatisch, wie eng die Tätigkeit begleitet wird. In bestimmten Fällen müssen sich Anbieter zusätzlich einer privaten Selbstregulierungsorganisation anschliessen.

Geprüft wird über die Namenssuche in den entsprechenden Verzeichnissen. Stimmt der eingetragene Name mit dem Anbieter überein und deckt die Bewilligung die konkret beauftragte Tätigkeit ab, ist ein wesentlicher Teil der Abklärung erledigt.

Fachbewilligungen: Chemikalien, Pflanzenschutzmittel und Kältemittel

Wer bestimmte Chemikalien beruflich oder gewerblich einsetzen will, braucht eine Fachbewilligung und muss die nötigen Fachkenntnisse nachweisen. Die Anforderungen richten sich nach Anwendungsbereich und Stoff. Für Pflanzenschutzmittel, Holzschutzmittel im Erwerbseinsatz und den Umgang mit Kältemitteln sorgt das BAFU dafür, dass das notwendige Fachwissen erworben und nachgewiesen werden kann.

Für Begasungsmittel zur Schädlingsbekämpfung, den beruflichen oder gewerblichen Einsatz von Schädlingsbekämpfungsmitteln im Auftrag Dritter und Mittel zur Desinfektion des Badewassers in Gemeinschaftsbädern ist das Bundesamt für Gesundheit (BAG) verantwortlich.

Den Nachweis erbringt, wer in einer Prüfung die für die betroffene Tätigkeit notwendigen Fachkenntnisse belegt. Für die Prüfungen sind bestimmte Trägerschaften und Prüfungsstellen zuständig. Das BAFU oder das BAG können Ausbildungsabschlüsse von Schulen oder Berufsbildungseinrichtungen als gleichwertig anerkennen, wenn sie den Anforderungen der Verordnung über die Fachbewilligung entsprechen. Die Details regeln fünf Verordnungen des UVEK und drei des EDI.

Eine Fachbewilligung gilt nicht dauerhaft. Gemäss Kanton Bern werden Fachbewilligungen ab 2026 digital ausgestellt. Die digitalisierten Bewilligungen sind fünf Jahre gültig, bei einem Abschluss vor dem 1. Januar 2000 zunächst drei Jahre. Die Gültigkeit kann verlängert werden, wenn die vorgeschriebenen Weiterbildungsstunden absolviert sind.

Bestehende Abschlüsse mussten zwischen dem 3. Januar 2026 und dem 30. Juni 2026 in das FABE-Register hochgeladen werden; wer das verpasst, muss laut Strickhof nochmals mit der Grundausbildung beginnen. Der Umtausch kostet pro Bereich 50 Franken. Auf dem eingereichten Zertifikat muss der Name klar ersichtlich sein, sonst wird es nicht akzeptiert.

Ab dem 1. Januar 2027 ist der Kauf von Pflanzenschutzmitteln für den Erwerbseinsatz nur gegen Vorweisen einer gültigen Fachbewilligung möglich. Ein digitales Nachweissystem mit QR-Code erlaubt Händlerinnen und Händlern, die Gültigkeit einer Bewilligung in Echtzeit zu überprüfen. Für die Beauftragung zählt damit nur eine gültige Bewilligung, nicht ein einmal erworbener Abschluss.

Gültigkeitszeitraum und Umstellung der Fachbewilligungen für Pflanzenschutzmittel

Zahlen zur Fachbewilligung für Pflanzenschutzmittel und Kältemittel

Entsendung und grenzüberschreitende Dienstleistungen

Der Arbeitsantritt einer ausländischen Arbeitskraft bei einem Arbeitgeber in der Schweiz ist bewilligungspflichtig. In der Regel reicht der Arbeitgeber das Gesuch um die Arbeitsbewilligung bei der zuständigen kantonalen Behörde in der Schweiz ein. Für nicht EU/EFTA-Staatsangehörige ist je nach Fall und Dauer der Erwerbstätigkeit zusätzlich ein Einreisevisum notwendig.

Das Visum kann erst erteilt werden, wenn die notwendige Bewilligung der zuständigen kantonalen Behörde vorhanden ist. Arbeitgeber in der Schweiz erhalten bei den zuständigen kantonalen Behörden Informationen über Arbeitsbewilligungen und Verfahren; die Kontaktangaben finden sich auf der Internetseite des Staatssekretariats für Migration (SEM).

Für kurzfristige Erwerbstätigkeiten von Ausländerinnen und Ausländern mit Aufenthaltstitel aus einem EU/EFTA-Mitgliedstaat besteht ein Meldeverfahren. Anweisungen und Online-Meldung stehen über die zuständigen Stellen bereit. Zuerst ist zu klären, ob eine Meldung genügt oder ein Bewilligungsgesuch nötig ist.

Für Entsendungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen von mehr als 90 Tagen steht mit EasyGov.swiss ein Online-Schalter zur Verfügung. Das SECO hat EasyGov per 25. Juni 2024 erneut ausgebaut. Im Rahmen der Integration von ausländerrechtlichen Meldungen und Bewilligungen wird EasyGov zu einer UID-Stelle für ausländische Unternehmen.

Neu sind auf dem Portal Bewilligungsgesuche für Entsendungen von mehr als 90 Tagen von Arbeitnehmenden aus Unternehmen mit Sitz im Ausland oder von selbstständigen Dienstleistenden aus dem Ausland zu einem Einsatz im Kanton Zürich möglich. Solche Unternehmen müssen eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) beantragen können; das ist neu direkt über EasyGov möglich. Eine UID wird nur vergeben, wenn die Unternehmensdaten vom Bundesamt für Statistik validiert werden können.

Die Integration wird als Pilot mit dem Kanton Zürich durchgeführt; weitere Pilotkantone (Aargau, Basel-Stadt und St. Gallen) sollen folgen.

Standortbezogene Gewerbe- und Betriebsbewilligungen

Die Prüfung endet nicht bei der Person. Wer einen Betrieb einrichtet oder an einem Standort tätig wird, muss zusätzlich standortbezogene Vorgaben einhalten. Im Baubewilligungsverfahren werden bauliche Vorgaben, die Zulässigkeit eines Gewerbes in der Zone und Umweltschutzaspekte geprüft.

Entstehen Arbeitsplätze, werden Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Lärmschutz geprüft. Gemäss Kanton Zürich kann eine Baubewilligung auch ohne eigentliche Bauarbeiten nötig sein, etwa für eine Beschriftung. Vor der Einrichtung eines Betriebes ist daher zu klären, ob eine Baubewilligung notwendig ist.

Für die Baubewilligung sind die Gemeinden zuständig; Anlaufstelle ist das Bauamt der Standortgemeinde. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz werden bei Industriebetrieben im Plangenehmigungsverfahren, bei gewerblichen und nichtindustriellen Betrieben im Rahmen der Planbegutachtung geprüft; beide Verfahren finden in der Regel im Baubewilligungsverfahren statt. Der Lärm von Industrie- und Gewerbebetrieben wird im Lärmschutzverfahren geprüft, ebenfalls in der Regel im Baubewilligungsverfahren. Je nach Betrieb kommen eigene Betriebsbewilligungen hinzu.

Kantonale Übersichten sind auch hier informativ und nicht rechtsverbindlich. Im konkreten Fall muss die zuständige Stelle beurteilen, welche Vorgaben am vorgesehenen Standort tatsächlich greifen.

Prüfroutine: Gültigkeit, Umfang und Nachweisform kontrollieren

Die Prüfroutine beginnt mit dem Namen: Stimmt der Anbieter mit dem Registereintrag überein? Danach ist zu klären, ob die Bewilligung die konkret beauftragte Tätigkeit abdeckt oder nur einen verwandten Bereich. Schliesslich: Ist die Bewilligung noch gültig, und werden die vorgeschriebenen Weiterbildungen eingehalten? So wird eine erloschene oder zu enge Bewilligung nicht als Freipass missverstanden.

Auch die Nachweisform gehört zur Prüfung. Digitale Bewilligungen mit QR-Code lassen sich in Echtzeit überprüfen. Bei eingereichten Zertifikaten muss der Name klar ersichtlich sein, sonst wird das Zertifikat nicht akzeptiert. Wer den Nachweis in den Vertragsunterlagen verlangt, schafft eine Spur für spätere Kontrollen.

Wo Register und Übersichten enden, bleibt die verbindliche Abklärung bei der zuständigen Stelle. Schriftliche Vereinbarungen sollten den Bewilligungsnachweis, den räumlichen und fachlichen Geltungsbereich der Bewilligung sowie eine Pflicht zur Meldung von Änderungen festhalten.

Ablauf zur Prüfung einer Fachbewilligung für Pflanzenschutzmittel

Wichtige Schritte bei der Prüfung von Dienstleistern