Gesamtkosten von Dienstleistungsaufträgen berechnen

Was zu den Gesamtkosten eines Dienstleistungsauftrags gehört

Eine Offerte ist nur vergleichbar, wenn sie alle zu erwartenden Kosten ausweist. Das EDA hält in seinen Informationen für Vertragspartner (publiziert am 1. Februar 2026) fest, dass eine vollständige Offerte sämtliche erwarteten Kosten enthält: Honorare, Mahlzeiten- und Übernachtungskosten sowie Reisespesen. Wer nur die Honorare zweier Anbieter gegenüberstellt, vergleicht einen Ausschnitt, nicht die Gesamtkosten.

Nebenkosten fallen bei Dienstleistungen besonders an, wenn die Leistung beim Auftraggeber oder an wechselnden Einsatzorten erbracht wird. Ihre Höhe bestimmen Zahl der Reisen, Aufenthaltsdauer, Zahl der eingesetzten Personen und Spesenansätze. Fehlen diese Grössen, lässt sich nicht beurteilen, ob ein tieferes Honorar durch höhere Spesen aufgehoben wird.

Zur Gesamtkostenrechnung gehören typischerweise Honorare für Personal nach Kategorie und Einsatzdauer, Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten, Material- und Sachkosten, beigezogene Drittleistungen, Lizenzen und Arbeitsmittel sowie Kommunikations- und Versicherungskosten. Jede Position gehört mit Menge und Ansatz in die Offerte, damit der Auftraggeber sie prüfen und mit anderen Angeboten vergleichen kann.

Kostenpositionen in der Gesamtkostenrechnung nach EDA-Vorgaben

Kostenpositionen aus Leistung und Aufwand ableiten

Ausgangspunkt jeder Position ist der Leistungsbeschrieb. Aus ihm werden die Mengen abgeleitet: Personentage je Funktionskategorie, Zahl der Reisen, Zahl der Reisetage, Umfang an Material und Fremdleistungen. Jede Position ergibt sich aus Menge mal Ansatz; die Annahmen für die Menge sind anzugeben.

Nach den EDA-Informationen für Vertragspartner ist eine übersichtliche Darstellung des Einsatzes der Projektmittel nach Personen, Gütern und Finanzmitteln erwünscht. Diese Dreiteilung lässt sich als Gliederung der Kostenrechnung nutzen: Personen (Löhne, Honorare, Sozialleistungen), Güter (Material, Ausrüstung, Fahrzeuge, Infrastruktur), Finanzmittel (Barauslagen, Spesen, Gebühren).

Die Annahmen gehören sichtbar in die Offerte: Zahl der eingesetzten Personen, Dauer der Einsätze, Zahl der Reisetage, Behandlung von Reise- und Wartezeiten sowie die Währung, in der Drittkosten anfallen. Die Walliser Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen erlaubt dem Auftraggeber, von Anbietern schriftliche Erläuterungen zu Eignung und Angebot zu verlangen; eine Rechnung mit Menge und Ansatz je Position lässt sich darauf stützen.

Auftragswert ohne Mehrwertsteuer bestimmen

Der Auftragswert ist nicht dasselbe wie die Gesamtkostenrechnung. Für die Wahl des anwendbaren Vergabeverfahrens muss der Wert des konkreten Auftrags ohne Mehrwertsteuer nach den Berechnungsregeln von Art. 15 BöB/IVöB ermittelt werden. Diese Zahl entscheidet mit darüber, welches Verfahren zur Anwendung kommt.

Das EDA beschreibt drei Wege: Bei einer öffentlichen Ausschreibung publiziert es den Auftrag auf simap.ch und evaluiert die Offerten anhand der vordefinierten und publizierten Kriterien. Im Einladungsverfahren lädt es Anbieter zur Offertstellung ein und holt, wenn möglich, mindestens drei Offerten ein. Im freihändigen Verfahren vergibt es den Auftrag direkt; für seinen Tätigkeitsbereich nennt das EDA dafür Ausnahmen, etwa technische Besonderheiten, Schutz des geistigen Eigentums oder Aufträge der Entwicklungszusammenarbeit und der humanitären Hilfe.

Rechtlicher Rahmen sind das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen sowie die EDA-internen Weisungen. Praktische Folge für die Kalkulation: Der Auftragswert wird ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen, weil er die Verfahrenswahl steuert. Das Budget für die tatsächliche Mittelverwendung enthält die Steuer dagegen, wenn sie beim Auftraggeber anfällt – die beiden Zahlen sind getrennt zu führen und nicht zu vermischen.

Mehrwertsteuer und Abgaben richtig behandeln

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ist die zuständige Stelle für die Mehrwertsteuer; sie ist ausserdem für die direkte Bundessteuer, die Verrechnungs- und die Stempelsteuer sowie weitere Abgaben des Bundes zuständig. Fragen zur Steuerbarkeit einer Leistung, zur Anmeldung und zur Abrechnung sind über das ESTV-Portal und die MWST-Infos der ESTV zu klären.

Per 1. Januar 2024 gelten drei Sätze: der Normalsatz von 8,1 %, der reduzierte Satz von 2,6 % und der Sondersatz für Beherbergung von 3,8 %. Dienstleistungen fallen in der Regel unter den Normalsatz, denn alle steuerbaren Leistungen ohne Sondersatz oder reduzierten Satz sind zum Normalsatz steuerbar. Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung tragen dagegen den Sondersatz, auch für ein separat verrechnetes Frühstück.

Ob eine Offerte überhaupt Mehrwertsteuer enthält, hängt vom Anbieter ab: Erreicht er die gesetzlich vorgesehene Umsatzgrösse von 100 000 Franken, muss er sich bei der ESTV als steuerpflichtige Person anmelden und erhält eine MWST-Nummer. Ein Anbieter ohne MWST-Nummer stellt keine Mehrwertsteuer in Rechnung; beim Vergleich mit steuerpflichtigen Anbietern ist das zu berücksichtigen.

Für die Gesamtkosten ist entscheidend, ob die Mehrwertsteuer beim Auftraggeber als Vorsteuer abziehbar ist. Wer steuerpflichtig ist und die bezogene Leistung für die eigene steuerbare Tätigkeit verwendet, darf die in Rechnung gestellte Steuer als Vorsteuer abziehen; dann werden die Offerten netto verglichen. Kann der Auftraggeber sie nicht abziehen, ist sie ein echter Kostenbestandteil und gehört in die Gesamtkosten.

Eine Sammelposition «Steuern und Abgaben» ist zu vermeiden. Die ESTV erhebt neben der Mehrwertsteuer auch die Verrechnungssteuer, eine vom Bund an der Quelle erhobene Sicherungssteuer auf dem Ertrag des beweglichen Kapitalvermögens, sowie die Stempelabgaben. Solche Abgaben fallen bei einem Dienstleistungsauftrag nur an, wenn der konkrete Sachverhalt sie auslöst; pauschal eingerechnet verteuern sie die Offerte ohne Grundlage.

Steuerregeln und Abgaben im öffentlichen Beschaffungswesen

Budgetstruktur und Mittelverwendung darstellen

Das EDA macht für das finanzielle Angebot in der Regel strukturelle Vorgaben für die Erstellung des Budgets, damit die Offerten vergleichbar sind. Wer diese Struktur kennt, baut die Kostenrechnung von Anfang an in der verlangten Gliederung auf und vermeidet Umbuchungen, bei denen Positionen verrutschen oder doppelt erfasst werden.

Neben der Darstellung der Mittelverwendung ist auch die Veranschaulichung der institutionellen und organisatorischen Abläufe erwünscht. Für die Kostenplanung heisst das: Wer welche Aufgabe übernimmt, wie viele Personen wo und wie lange im Einsatz stehen, an welchen Standorten und mit welcher Infrastruktur. Jede dieser Angaben hat eine Kostenfolge – Personal, Reisen, Arbeitsplätze, Ausrüstung –, die sich in der entsprechenden Budgetposition wiederfinden muss.

Nach den EDA-Vorgaben zählen die fachliche Eignung und die verbindlich zugesagte Präsenz des vorgeschlagenen Schlüsselpersonals besonders. In der Kostenplanung schlägt sich das in den Ansätzen je Personalkategorie und in der Einsatzdauer nieder. Wird Schlüsselpersonal nur teilweise zugesichert, muss die Offerte ausweisen, wer die übrige Zeit einsteht und welche Kosten dieser Ersatz verursacht.

Chancen, Risiken und Unsicherheiten einpreisen

Das EDA verlangt in Offerten ausdrücklich Überlegungen zu speziellen Chancen und Risiken des Auftrags. Ein Risikozuschlag ist nachvollziehbar, wenn er an eine benannte Position gebunden ist – etwa Unsicherheiten bei Mengen, Terminen, Preisen oder Wechselkursen – und wenn angegeben wird, wie damit abgerechnet wird: als Pauschale, als Eventualposition oder über die tatsächlich anfallenden Kosten.

Preisgleitklauseln gehören offen in die Offerte: welche Kostenbestandteile gleiten (Löhne, Material, Fremdleistungen), auf welche Referenzgrösse abgestellt wird, ab welchem Zeitpunkt die Anpassung greift und wie sie berechnet wird. Ohne diese Angaben ist eine Offerte mit Gleitklausel nicht mit einer Festpreisofferte vergleichbar, und der Auftraggeber kann das übernommene Risiko nicht bewerten.

Eventualpositionen und Optionen werden getrennt von der Hauptsumme ausgewiesen, damit der Auftraggeber erkennt, welcher Betrag bei Auftragserteilung sicher anfällt und welcher nur unter bestimmten Bedingungen. Die Summe der Hauptpositionen und die Gesamtkosten einschliesslich Eventualpositionen sind zwei unterschiedliche Zahlen; beide gehören in die Offerte.

Vorteile und Nachteile von Festpreis- vs. Gleitklausel-Offerten

Angebote über die Gesamtkosten vergleichen

Für den Zuschlag entscheidet nicht der tiefste Preis. Das EDA evaluiert die Offerten anhand der vordefinierten und publizierten Kriterien und vergibt den Auftrag an das vorteilhafteste Angebot; bei einer öffentlichen Ausschreibung wird der Zuschlag auf simap.ch publiziert. Bei der vorgängigen Prüfung beachtet das EDA das Gebot des effizienten und wirtschaftlichen Einsatzes öffentlicher Mittel.

Die Gesamtkosten sind damit eine Grösse unter mehreren. Ebenso gewichtet das EDA die Eignung des vorgeschlagenen Schlüsselpersonals und dessen zugesicherte Verfügbarkeit – ein kostengünstigeres Angebot mit schwächer besetztem oder weniger verfügbarem Schlüsselpersonal kann deshalb unterliegen.

Für einen belastbaren Vergleich werden die Angebote auf dieselbe Basis gebracht: gleiche Leistungsmenge, gleiche Annahmen zu Reisen und Spesen, gleiche Behandlung der Mehrwertsteuer, gleiche Laufzeit sowie gleiche Behandlung von Optionen und Preisgleitklauseln. Die Eidgenössische Finanzkontrolle hat die Auftragsvergaben der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit geprüft; der Kanton Zürich stellt den Vergabestellen zusätzlich einen Leitfaden für die Vergabe öffentlicher Aufträge zur Verfügung, der sich an die Vergabestellen des Kantons und an die Gemeinden richtet.

Schritt für Schritt zur belastbaren Gesamtkostenrechnung

Zuerst die Leistungen aus dem Leistungsbeschrieb in Mengen übersetzen: Personentage je Kategorie, Reisen, Reisetage, Material und Fremdleistungen. Für jede Menge einen Ansatz festlegen und die Annahme notieren, aus der die Menge folgt. Anschliessend die Nebenkosten ergänzen – Honorare, Mahlzeiten- und Übernachtungskosten, Reisespesen –, weil eine vollständige Offerte nach den EDA-Vorgaben sämtliche zu erwartenden Kosten enthalten muss.

Danach die steuerliche Behandlung klären: Ist der Auftraggeber vorsteuerabzugsberechtigt, werden die Offerten netto verglichen; andernfalls gehört die Mehrwertsteuer in die Gesamtkosten. Zuständige Stelle ist die ESTV. Davon getrennt wird der Auftragswert ohne Mehrwertsteuer nach den Berechnungsregeln von Art. 15 BöB/IVöB ermittelt, weil er die Wahl des Vergabeverfahrens bestimmt.

Zum Schluss Risiken und Struktur prüfen: Risikozuschläge, Optionen und Preisgleitklauseln als eigene Positionen mit ihren Bedingungen ausweisen, Überlegungen zu speziellen Chancen und Risiken formulieren und das Budget in der vom Auftraggeber verlangten Struktur aufbauen. Darin abzubilden sind die Mittelverwendung nach Personen, Gütern und Finanzmitteln sowie die Eignung der Schlüsselpersonen und deren verbindlich zugesagte Einsatzbereitschaft.

Die Rechnung folgt damit einer festen Formel: Gesamtkosten = Summe aller Positionen aus Menge mal Ansatz (Honorare, Reisespesen, Verpflegung, Übernachtung, Material, Drittleistungen) + Risikozuschläge + Eventualpositionen + Mehrwertsteuer, soweit sie nicht als Vorsteuer abziehbar ist. Beim Normalsatz von 8,1 % kommen auf jeden Netto-Franken eines Honorars 8,1 Rappen Steuer hinzu, bei Übernachtungen zum Sondersatz von 3,8 % entsprechend 3,8 Rappen.