Calcolare i costi complessivi degli incarichi di prestazione

Cosa rientra nei costi complessivi di un incarico di prestazione

Un'offerta è comparabile solo se indica tutti i costi previsti. Il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) precisa nelle sue informazioni per i partner contrattuali (pubblicate il 1° febbraio 2026) che un'offerta completa deve includere tutti i costi attesi: onorari, spese per vitto e alloggio nonché indennità di trasferta. Chi confronta solo gli onorari di due fornitori paragona una parte isolata, non i costi complessivi.

I costi accessori sorgono in particolare nelle prestazioni di servizi quando la prestazione viene resa presso il committente o in luoghi di impiego variabili. La loro entità è determinata dal numero di viaggi, dalla durata del soggiorno, dal numero di persone impiegate e dalle tariffe delle indennità. Se mancano questi dati, non è possibile valutare se un onorario più basso venga compensato da indennità più elevate.

Nel calcolo dei costi complessivi rientrano tipicamente gli onorari per il personale suddivisi per categoria e durata dell'impiego, le spese di viaggio, vitto e alloggio, i costi per materiali e beni, le prestazioni di terzi coinvolte, le licenze e i mezzi di lavoro, nonché i costi di comunicazione e assicurazione. Ogni voce deve essere indicata nell'offerta con quantità e tariffa, affinché il committente possa verificarla e confrontarla con altre offerte.

Voci di costo nel calcolo dei costi complessivi secondo le direttive del DFAE

Derivare le voci di costo dalla prestazione e dall'impegno

Il punto di partenza per ogni voce è la descrizione della prestazione. Da essa si derivano le quantità: giorni-persona per categoria funzionale, numero di viaggi, numero di giorni di viaggio, volume di materiale e prestazioni esterne. Ogni voce risulta dalla moltiplicazione quantità per tariffa; le ipotesi alla base delle quantità devono essere indicate.

Secondo le informazioni del DFAE per i partner contrattuali, è auspicabile una rappresentazione chiara dell'impiego dei mezzi del progetto suddivisi per persone, beni e mezzi finanziari. Questa tripartizione può essere utilizzata come struttura del calcolo dei costi: persone (salari, onorari, contributi sociali), beni (materiali, attrezzature, veicoli, infrastrutture), mezzi finanziari (spese vive, indennità, tasse).

Le ipotesi devono essere visibili nell'offerta: numero di persone impiegate, durata degli impieghi, numero di giorni di viaggio, trattamento dei tempi di viaggio e di attesa, nonché la valuta in cui sorgono i costi di terzi. L'ordinanza vallesana sugli appalti pubblici consente al committente di richiedere ai fornitori chiarimenti scritti sull'idoneità e sull'offerta; un calcolo basato su quantità e tariffa per ogni voce può fondarsi su tali chiarimenti.

Determinare il valore dell'incarico senza IVA

Il valore dell'incarico non coincide con il calcolo dei costi complessivi. Per la scelta della procedura di aggiudicazione applicabile, il valore del concreto incarico deve essere determinato senza imposta sul valore aggiunto (IVA) secondo le regole di calcolo dell'art. 15 della Legge sugli appalti pubblici (LAP) e dell'Ordinanza sugli appalti pubblici (OAP). Questo numero decide, tra l'altro, quale procedura verrà applicata.

Il DFAE descrive tre vie: in caso di bando pubblico, pubblica l'incarico su simap.ch e valuta le offerte sulla base di criteri predefiniti e pubblicati. Nella procedura invitata, invita i fornitori a presentare offerte e richiede, se possibile, almeno tre offerte. Nella procedura negoziata aggiudica l'incarico direttamente; per il suo ambito di attività, il DFAE prevede eccezioni a tal fine, ad esempio peculiarità tecniche, tutela della proprietà intellettuale o incarichi nel campo della cooperazione allo sviluppo e dell'aiuto umanitario.

Il quadro giuridico è costituito dalla Legge federale e dall'Ordinanza sugli appalti pubblici, nonché dalle direttive interne del DFAE. Conseguenza pratica per il calcolo: il valore dell'incarico viene indicato senza IVA, poiché determina la scelta della procedura. Il budget per l'effettivo impiego dei mezzi include invece l'imposta, se questa grava sul committente: i due valori devono essere gestiti separatamente e non confusi.

Gestire correttamente l'IVA e le imposte

L'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) è l'autorità competente per l'IVA; è inoltre responsabile dell'imposta federale diretta, dell'imposta anticipata e dell'imposta di bollo, nonché di altri tributi federali. Le questioni relative all'assoggettamento di una prestazione, alla registrazione e alla liquidazione devono essere chiarite tramite il portale dell'AFC e le informazioni IVA dell'AFC.

Dal 1° gennaio 2024 sono in vigore tre aliquote: l'aliquota normale dell'8,1%, l'aliquota ridotta del 2,6% e l'aliquota speciale per il settore alberghiero del 3,8%. Le prestazioni di servizi rientrano generalmente nell'aliquota normale, poiché tutte le prestazioni imponibili senza aliquota speciale o ridotta sono soggette all'aliquota normale. I costi di alloggio nel conto delle indennità sono invece soggetti all'aliquota speciale, anche per una colazione fatturata separatamente.

Se un'offerta contenga o meno l'IVA dipende dal fornitore: se raggiunge il volume d'affari previsto dalla legge di 100'000 franchi, deve registrarsi presso l'AFC come soggetto passivo e riceve un numero IVA. Un fornitore senza numero IVA non fattura l'IVA; questo aspetto va considerato nel confronto con fornitori soggetti all'imposta.

Per i costi complessivi è decisivo se l'IVA sia detraibile come imposta precedente per il committente. Chi è soggetto all'imposta e utilizza la prestazione ricevuta per la propria attività imponibile può detrarre l'imposta fatturata come imposta precedente; in tal caso le offerte vengono confrontate al netto. Se il committente non può detrarla, essa costituisce una vera componente di costo e rientra nei costi complessivi.

Bisogna evitare una voce collettiva «Imposte e tributi». L'AFC riscuote, oltre all'IVA, anche l'imposta anticipata, un'imposta di sicurezza riscossa alla fonte dalla Confederazione sul reddito del patrimonio mobiliare, nonché le imposte di bollo. Tali tributi sorgono in un incarico di servizio solo se il caso concreto li provoca; includerli forfettariamente rende l'offerta più costosa senza basi.

Regole fiscali e tributi negli appalti pubblici

Presentare la struttura del budget e l'impiego dei mezzi

Il DFAE stabilisce solitamente prescrizioni strutturali per l'elaborazione del budget nell'offerta finanziaria, affinché le offerte siano comparabili. Chi conosce questa struttura imposta il calcolo dei costi fin dall'inizio nella suddivisione richiesta ed evita ribricature, in cui le voci slittano o vengono registrate due volte.

Oltre alla rappresentazione dell'impiego dei mezzi, è auspicabile anche l'illustrazione dei processi istituzionali e organizzativi. Per la pianificazione dei costi ciò significa: chi assume quale compito, quante persone sono impiegate dove e per quanto tempo, in quali sedi e con quale infrastruttura. Ciascuna di queste indicazioni ha una conseguenza sui costi — personale, viaggi, posti di lavoro, attrezzature — che deve ritrovarsi nella corrispondente voce di budget.

Secondo le direttive del DFAE, l'idoneità professionale e la presenza vincolantemente promessa del personale chiave proposto rivestono particolare importanza. Nella pianificazione dei costi ciò si riflette nelle tariffe per categoria di personale e nella durata dell'impiego. Se il personale chiave viene garantito solo parzialmente, l'offerta deve indicare chi subentra per il restante tempo e quali costi causa questa sostituzione.

Prezzare opportunità, rischi e incertezze

Il DFAE richiede espressamente nelle offerte riflessioni sulle specifiche opportunità e rischi dell'incarico. Una maggiorazione per rischio è comprensibile se è legata a una voce nominata — ad esempio incertezze su quantità, scadenze, prezzi o tassi di cambio — e se viene indicato come verrà regolato: come forfettario, come voce eventuale o tramite i costi effettivamente sostenuti.

Le clausole di revisione dei prezzi devono figurare apertamente nell'offerta: quali componenti di costo sono soggetti a revisione (salari, materiali, prestazioni esterne), su quale grandezza di riferimento si basa, da quando entra in vigore l'adeguamento e come viene calcolato. Senza queste indicazioni, un'offerta con clausola di revisione non è comparabile con un'offerta a prezzo fisso e il committente non può valutare il rischio assunto.

Le voci eventuali e le opzioni vengono indicate separatamente dall'importo principale, affinché il committente riconosca quale importo spetta sicuramente in caso di aggiudicazione e quale solo a determinate condizioni. La somma delle voci principali e i costi complessivi incluse le voci eventuali sono due numeri diversi; entrambi devono figurare nell'offerta.

Vantaggi e svantaggi delle offerte a prezzo fisso rispetto a quelle con clausola di revisione

Confrontare le offerte sulla base dei costi complessivi

Per l'aggiudicazione non decide il prezzo più basso. Il DFAE valuta le offerte sulla base dei criteri predefiniti e pubblicati e aggiudica l'incarico all'offerta più vantaggiosa; in caso di bando pubblico, l'aggiudicazione viene pubblicata su simap.ch. Nell'esame preliminare, il DFAE osserva il principio dell'impiego efficiente ed economico dei mezzi pubblici.

I costi complessivi sono quindi una grandezza tra molte altre. Il DFAE pondera altrettanto l'idoneità del personale chiave proposto e la sua disponibilità assicurata: un'offerta più economica con personale chiave meno qualificato o meno disponibile può pertanto risultare perdente.

Per un confronto solido, le offerte vengono portate alla stessa base: stesso volume di prestazione, stesse ipotesi su viaggi e indennità, stesso trattamento dell'IVA, stessa durata nonché stesso trattamento di opzioni e clausole di revisione dei prezzi. La Controllo federale delle finanze ha verificato le aggiudicazioni della Direzione dello sviluppo e della cooperazione; il Cantone Zurigo mette inoltre a disposizione degli enti aggiudicatori una guida per l'aggiudicazione degli appalti pubblici, rivolta agli enti aggiudicatori del Cantone e ai Comuni.

Passo dopo passo verso un calcolo solido dei costi complessivi

Innanzitutto tradurre le prestazioni dalla descrizione della prestazione in quantità: giorni-persona per categoria, viaggi, giorni di viaggio, materiale e prestazioni esterne. Stabilire una tariffa per ogni quantità e annotare l'ipotesi da cui deriva la quantità. Successivamente integrare i costi accessori — onorari, spese per vitto e alloggio, indennità di trasferta — poiché un'offerta completa secondo le direttive del DFAE deve contenere tutti i costi previsti.

Chiariare poi il trattamento fiscale: se il committente ha diritto alla detrazione dell'imposta precedente, le offerte vengono confrontate al netto; altrimenti l'IVA rientra nei costi complessivi. L'autorità competente è l'AFC. Separatamente da ciò, il valore dell'incarico senza IVA viene determinato secondo le regole di calcolo dell'art. 15 LAP/OAP, poiché determina la scelta della procedura di aggiudicazione.

Infine verificare rischi e struttura: indicare le maggiorazioni per rischio, le opzioni e le clausole di revisione dei prezzi come voci proprie con le relative condizioni, formulare riflessioni su specifiche opportunità e rischi e strutturare il budget secondo la struttura richiesta dal committente. In esso devono essere rappresentati l'impiego dei mezzi suddiviso per persone, beni e mezzi finanziari, nonché l'idoneità del personale chiave e la sua disponibilità all'impiego vincolantemente promessa.

Il calcolo segue quindi una formula fissa: Costi complessivi = Somma di tutte le voci derivanti da quantità per tariffa (onorari, indennità di trasferta, vitto, alloggio, materiale, prestazioni di terzi) + maggiorazioni per rischio + voci eventuali + IVA, nella misura in cui non sia detraibile come imposta precedente. Con l'aliquota normale dell'8,1%, su ogni franco netto di un onorario si aggiungono 8,1 centesimi di imposta; per i pernottamenti con l'aliquota speciale del 3,8% corrispondentemente 3,8 centesimi.