Wann Dienstleistungen offen ausgeschrieben werden müssen

Ab welchem Auftragswert Dienstleistungen ausgeschrieben werden müssen

Für Lieferungen und Dienstleistungen gibt es zwei Verfahren ohne öffentliche Ausschreibung. Die freihändige Vergabe ist bis zu einem Auftragswert von CHF 150'000 möglich, das Einladungsverfahren bis CHF 250'000. Im Einladungsverfahren fordert die Beschaffungsstelle mindestens drei Anbieter direkt zur Offerte auf; publiziert wird nicht. Im Bauhauptgewerbe gelten die höheren Werte von CHF 300'000 (freihändig) und CHF 500'000 (Einladungsverfahren). Darüber bleibt nur das offene oder das selektive Verfahren.

Massgebend ist der geschätzte Auftragswert des konkreten Auftrags – nicht die Branche der Anbieterin und nicht die Art der Leistung. Nur die Unterscheidung zwischen dem Bauhauptgewerbe und allen übrigen Lieferungen und Dienstleistungen verschiebt die Beträge. Wer als Anbieterin prüfen will, ob eine Ausschreibung zwingend war, vergleicht den Auftragswert mit dem massgebenden Schwellenwert. Nicht massgebend ist, wie sensibel oder spezialisiert die Leistung erscheint.

Schwellenwerte für öffentliche Aufträge in der Schweiz

Wer überhaupt ausschreiben muss: Behörden und weitere Auftraggeber

Das schweizerische Vergaberecht beruht auf mehreren Säulen. Dazu gehören das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB). Ebenfalls dazu gehören die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) in Verbindung mit den Beitrittsgesetzen der Kantone sowie Art. 3 und 5 des Bundesgesetzes über den Binnenmarkt. Weiter zählen das WTO-Übereinkommen zum öffentlichen Beschaffungswesen (Government Procurement Agreement) sowie das Abkommen zwischen der Schweiz und der Europäischen Gemeinschaft über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens dazu. Das Abkommen erweitert den sachlichen Anwendungsbereich des WTO-Übereinkommens.

Verpflichtet sind nicht nur Behörden von Bund, Kantonen und Gemeinden. Auch öffentliche und private Unternehmen, die öffentliche Dienstleistungen erbringen und mit ausschliesslichen oder besonderen Rechten ausgestattet sind, fallen unter das Vergaberecht, sofern sie bestimmten Sektoren angehören (Art. 4 BöB).

Wer abklären will, ob der eigene Auftraggeber erfasst ist, prüft drei Punkte. Erstens die Rechtsform und die Stellung des Auftraggebers: Gemeinwesen oder Unternehmen mit Sonderrechten in einem erfassten Sektor. Zweitens den anwendbaren Erlass: BöB/VöB oder kantonales Recht samt IVöB. Drittens die Frage, ob die Beschaffung in den Staatsvertragsbereich fällt.

Der gemeinsame Beschaffungsleitfaden von Bund, Kantonen und Gemeinden (TRIAS) bietet eine Übersicht über die erfassten Auftraggeber.

Kantonalen Leitfäden für öffentliche Beschaffung

Offen oder selektiv: die beiden publikumsnahen Wege oberhalb der Schwelle

Oberhalb der Schwellenwerte kennt das BöB zwei Verfahren mit öffentlicher Ausschreibung. Im offenen Verfahren wird der Auftrag öffentlich ausgeschrieben, und jede Anbieterin kann eine Offerte einreichen. Im selektiven Verfahren beantragen interessierte Anbieterinnen zunächst ihre Teilnahme; nur wer vom Auftraggeber ausgewählt wurde, darf anschliessend eine Offerte einreichen. Die Ausschreibung nennt in diesem Fall gegebenenfalls die Höchstzahl der Anbieterinnen, die zur Offertstellung eingeladen werden (Anhang 3 zur VöB).

Beide Wege setzen eine öffentliche Ausschreibung voraus; der Unterschied liegt im Zeitpunkt der Eignungsprüfung. Im offenen Verfahren werden die Eignungskriterien an den eingereichten Offerten geprüft, im selektiven Verfahren bereits beim Teilnahmeantrag. Wer die Eignung nicht belegt, wird gar nicht erst zur Offerte zugelassen. Welches der beiden Verfahren durchgeführt wird, entscheidet der Auftraggeber im Rahmen des anwendbaren Erlasses. Für Anbieterinnen heisst das: Im selektiven Verfahren ist der Teilnahmeantrag mit den geforderten Nachweisen die eigentliche Hürde, im offenen Verfahren die vollständige Offerte.

Vorteile und Nachteile des selektiven Verfahrens

Was «offen ausgeschrieben» in der Praxis bedeutet

Bei einer öffentlichen Ausschreibung publiziert die Auftraggeberin den Auftrag auf der Plattform simap.ch. Alle interessierten und geeigneten Anbieterinnen können fristgerecht eine Offerte einreichen. Die Evaluation erfolgt anhand der vordefinierten und publizierten Kriterien; den Zuschlag erhält das vorteilhafteste Angebot. Auch der Zuschlag wird auf simap.ch publiziert. Die Ausschreibung enthält die massgebenden Angaben zu Fristen, Sprachen und zur Frage-/Antwortrunde, über die interessierte Anbieterinnen Klärungsfragen stellen können.

Ein verbreitetes Formerfordernis ist die Zwei-Couvert-Methode: Leistung und Preis sind in zwei separaten Couverts anzubieten. So kann die Leistungsbeurteilung ohne Kenntnis des Preises erfolgen. Ob dieses Erfordernis gilt, steht in den Ausschreibungsunterlagen. Dort finden sich auch die Verfahrenssprache, die Gültigkeitsdauer der Angebote und die Bezugsquelle der Unterlagen. Anbieterinnen sollten diese Angaben vor der Ausarbeitung der Offerte durchgehen. Formfehler bei der Einreichung können direkt zum Ausschluss führen.

Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung auf simap.ch

Was eine Ausschreibung für Dienstleistungen zwingend enthalten muss

Art. 35 BöB bzw. IVöB zählt die Mindestangaben der Ausschreibung auf. Zum Gegenstand gehören Name und Adresse des Auftraggebers sowie Auftrags- und Verfahrensart.

Dazu gehört die einschlägige CPV-Klassifikation (Common Procurement Vocabulary der Europäischen Union). Bei Dienstleistungen ist zusätzlich die einschlägige CPC-Klassifikation anzugeben (Central Product Classification der Vereinten Nationen).

Weiter gehören die Beschreibung der Leistung einschliesslich Art und Menge dazu. Ist die Menge unbekannt, ist eine Schätzung samt allfälligen Optionen anzugeben. Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung sind ebenfalls anzugeben.

Zu den Modalitäten gehören eine allfällige Aufteilung in Lose, eine Beschränkung der Anzahl Lose und die Zulassung von Teilangeboten. Ebenfalls möglich sind eine Beschränkung oder ein Ausschluss von Bietergemeinschaften und Subunternehmerinnen. Dasselbe gilt für eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Varianten.

Bei wiederkehrend benötigten Leistungen ist wenn möglich der Zeitpunkt der nachfolgenden Ausschreibung anzugeben. Gegebenenfalls kommt der Hinweis auf eine verkürzte Angebotsfrist hinzu. Auch ein Hinweis auf eine elektronische Auktion und auf die Absicht, einen Dialog durchzuführen, ist möglich.

Weiter sind die Frist zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen sowie die Formerfordernisse anzugeben. Dazu zählt insbesondere die Auflage der zwei separaten Couverts. Ebenso anzugeben sind die Sprache oder Sprachen des Verfahrens und des Angebots, die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen samt allfälliger kostendeckender Gebühr und der Hinweis, ob die Beschaffung in den Staatsvertragsbereich fällt.

Zu den Beurteilungs- und Rechtsangaben gehören die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise. Beim selektiven Verfahren ist gegebenenfalls die Höchstzahl der Anbieterinnen anzugeben, die zur Offertstellung eingeladen werden. Ebenso gehören die Zuschlagskriterien samt Gewichtung dazu, sofern diese nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten ist.

Gegebenenfalls kommen der Vorbehalt, Teilleistungen zuzuschlagen, und die Gültigkeitsdauer der Angebote hinzu. Auch zum Verfahren zugelassene, vorbefasste Anbieterinnen und eine Rechtsmittelbelehrung können anzugeben sein.

Diese Liste lässt sich als Prüfliste verwenden. Fehlt eine Angabe, ist zu klären, ob sie in den Ausschreibungsunterlagen nachgeliefert wird oder ob die Ausschreibung unvollständig ist.

Mindestangaben einer Ausschreibung für Dienstleistungen

Ausnahmen: wann auch oberhalb der Schwelle direkt vergeben werden darf

Im freihändigen Verfahren vergibt die Auftraggeberin einen öffentlichen Auftrag direkt und ohne Ausschreibung. Der Bund erlaubt der Auftraggeberin ausdrücklich, Vergleichsofferten einzuholen.

Nach der Praxis des EDA kommen für freihändige Vergaben insbesondere zwei Fallgruppen in Frage. Das EDA wickelt seine Auftragsvergaben nach BöB, VöB und internen Weisungen ab.

Die erste Fallgruppe umfasst Fälle, in denen aufgrund technischer Besonderheiten oder aus Gründen des Schutzes des geistigen Eigentums nur ein Anbieter in Frage kommt. Dasselbe gilt, wenn keine angemessene Alternative besteht.

Die zweite Fallgruppe umfasst Aufträge der Entwicklungszusammenarbeit und der humanitären Hilfe. Dazu zählen Aufträge im Rahmen internationaler Nothilfe sowie der Agrar- oder Ernährungshilfe.

Ebenfalls dazu zählen Aufträge aufgrund eines internationalen Abkommens zur gemeinsamen Umsetzung eines Projekts durch Unterzeichnerstaaten. Hinzu kommen Aufträge, die gemäss den besonderen Verfahren oder Bedingungen einer internationalen Organisation vergeben werden.

Die Gründe für eine freihändige Vergabe müssen erläutert werden. Das Verfahren ist damit nicht die stillschweigende Standardlösung, sondern eine begründungspflichtige Ausnahme. In der Praxis heisst das: Die Auftraggeberin erläutert diese Gründe und prüft auch bei direkter Vergabe den wirtschaftlichen und effizienten Einsatz der öffentlichen Mittel. Die Mindestangaben der Ausschreibung bzw. der direkten Mitteilung umfassen gegebenenfalls eine Rechtsmittelbelehrung.