Leistungsverzeichnis für Dienstleistungsofferten erstellen

Was ein Leistungsverzeichnis für Dienstleistungsofferten ist – und wozu es dient

Das Leistungsverzeichnis (LV) listet alle Arbeitsleistungen, Materialien und Mengen auf, die ein Projekt erfordert. Es bildet die Grundlage für Angebotskalkulation, Vergabe, Ausführung und Abrechnung (Olmero, Baulexikon). Bei Dienstleistungen wie Reinigung, Malerarbeiten, Unterhalt oder Facility-Leistungen gilt dasselbe: Das LV hält fest, was in welcher Menge und Qualität zu erbringen ist, bevor Preise eingeholt werden.

Der Nutzen liegt in der Nachvollziehbarkeit. Ein LV schafft Transparenz über alle vereinbarten Leistungen und senkt das Risiko von Missverständnissen und Konflikten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer; es ermöglicht eine marktgerechte Preisfindung bei Ausschreibung und Abrechnung (Olmero). Ohne LV werden Offerten mit unterschiedlichen Leistungen verglichen, und jede Nachforderung wird zur Verhandlung.

Bei öffentlichen Auftraggebern gehört das LV zu den Ausschreibungsunterlagen. Diese enthalten alle Angaben für die Ausarbeitung eines Angebots – insbesondere Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und formale Vorgaben (tender-service.ch, Glossar für Vergabeverfahren). Öffentliche Auftraggeber sind namentlich Bund, Kantone, Gemeinden und weitere öffentlich-rechtliche Einrichtungen, die dem schweizerischen Beschaffungsrecht unterstehen.

Dienstleistungen so beschreiben, dass Offerten vergleichbar werden

Die Beschreibung der geforderten Leistung muss hinreichend klar und ausführlich sein, insbesondere bei den technischen Spezifikationen. Bei einer funktionalen Ausschreibung genügt die Umschreibung des Beschaffungsziels; die zwingend zu erfüllenden Anforderungen sind in jedem Fall mitzuteilen. Für Richtigkeit und Vollständigkeit der Ausschreibungsunterlagen ist die Vergabestelle verantwortlich (tender-service.ch).

Unbestimmte Begriffe erzeugen Nachträge. «Sauber» ist ein solcher Begriff: Mieterschaft, Eigentümerschaft, Hauswartung und Verwaltung verstehen darunter Unterschiedliches. Sichtbar wird das bei der Wohnungsabnahme, wenn im Bad ein leichter Geruch bleibt, auf dem Parkett ein Streifen erkennbar ist und am Fensterrahmen noch Staub sitzt (mrclean.ch, Zufriedenheitsgarantie in der Schweiz).

Solche Punkte gehören als überprüfbare Kriterien ins LV, nicht als Adjektiv. Bewährt hat sich pro Position ein gleichbleibendes Raster: Tätigkeit, Objekt und Lage, Menge mit Einheit, Häufigkeit beziehungsweise Intervall, gefordertes Ergebnis und Nachweis. Überprüfbare Kriterien sind etwa Flächenangaben, zulässige Restverschmutzung, zu behandelnde Bauteile oder dokumentierte Sichtkontrollen.

Bei öffentlichen Ausschreibungen steht zu jedem Projekt ein internetbasiertes Frage-/Antwortforum bereit. Darin antwortet nur die ausschreibende Stelle; Fragen und Antworten sind allen angemeldeten Bewerbenden zugänglich (tender-service.ch). Auch für interne LV-Prozesse lohnt sich das Instrument: Einmal beantwortete Auslegungsfragen gelten für alle Anbietenden gleichermassen.

Aufbau, Positionen, Mengen und Optionen richtig gliedern

Die Mindestangaben einer öffentlichen Ausschreibung nach Art. 35 BöB/IVöB umfassen unter anderem die Beschreibung der Leistungen einschliesslich Art und Menge. Ist die Menge unbekannt, ist eine Schätzung anzugeben; allfällige Optionen sind zu kennzeichnen (trias.swiss, Erstellung der Ausschreibung).

Weiter gehören Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung dazu, gegebenenfalls die Aufteilung in Lose, eine Beschränkung der Anzahl Lose und die Zulassung von Teilangeboten. Ferner die Gültigkeitsdauer der Angebote, die Frist zur Einreichung und die Sprache des Verfahrens (trias.swiss). Bei Dienstleistungen kommt zusätzlich die CPC-Klassifikation neben der CPV-Klassifikation hinzu.

Ein LV gliedert sich in Einzelpositionen. Je Arbeitsleistung und Material stehen Menge mit Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis. Die Gliederung folgt dem Objekt (Liegenschaft, Etage, Raumgruppe), dem Gewerk oder dem Leistungstyp. Jede Position hat eine Mengeneinheit, damit Offerten und spätere Abrechnungen auf derselben Basis laufen.

Ist eine Menge bei der Offertstellung nicht bestimmbar, sieht die Regelung ausdrücklich eine Schätzung vor, ebenso die Kennzeichnung allfälliger Optionen. Optionen werden als eigene Positionen geführt, nicht in Grundpositionen versteckt, damit sie beim Vergleich ein- und ausgeschlossen werden können.

Lose bieten sich an, wenn Teilleistungen an verschiedene Anbietende gehen sollen; die Zulassung von Teilangeboten ist ausdrücklich zu regeln.

Für die Erstellung stehen Softwarelösungen bereit, die das LV nach dem CRB-Standard aufbauen (Olmero). Der CRB-Standard gibt eine einheitliche Gliederung vor und erleichtert den Vergleich zwischen Offerten und die spätere Abrechnung.

Qualität, Fristen, Abnahme und Nachbesserung verbindlich regeln

Das LV beschreibt nicht nur die Tätigkeit, sondern auch das Ergebnis und dessen Prüfung. Festzuhalten sind Qualitätsanforderungen, Termine, dokumentierte Kontrollen und ein Nachbesserungsprozess.

Eine Zufriedenheitsgarantie ist erst dann etwas wert, wenn sie mit klarem Leistungsumfang, erreichbaren Fristen, dokumentierten Kontrollen und einem verlässlichen Nachbesserungsprozess verbunden ist. Sie bleibt ein freiwilliges Versprechen des Anbieters und kein automatisch geltendes Rückgaberecht (mrclean.ch).

Für die Abnahme braucht es drei Angaben: wer prüft, wann und nach welchen Kriterien. Die Abnahme entscheidet, ob eine Reinigungsleistung abgeschlossen ist. Ohne klare Vereinbarung entsteht Streit darüber, ob tatsächlich ein Mangel vorliegt oder nur eine subjektive Erwartung (mrclean.ch).

Zur Einordnung allfälliger Gewährleistungsfristen: Der Ratgeber des Schweizerischen Konsumentenschutzes zur Garantie nennt für neue Waren eine Klagefrist von zwei Jahren ab Ablieferung, für Occasionsware ein Jahr. Bei Fernabsatzgeschäften besteht in der Schweiz kein allgemeines Widerrufsrecht wie in der EU.

Ohne Mangel gibt es grundsätzlich keinen Anspruch auf Umtausch, Rückgabe oder Rückerstattung (mrclean.ch). Bei Dienstleistungen wie einer Reinigung geht es meist nicht um Rückgabe, sondern um Nachbesserung – umso wichtiger, dass das LV diese Nachbesserung mit Frist und Zuständigkeit regelt.

Erfahrungswerte aus der Praxis helfen bei der Kalkulation: Ein Berner Anbieterleitfaden nennt für Sanierungsprojekte mit Malerarbeiten rund 7 bis 10 Arbeitstage Dauer und eine Reklamationsquote von rund 12 Prozent, was effiziente Nachbearbeitungsprozesse erfordert. Verzögert sich ein Projekt um drei Tage, können Mietausfälle von mehreren tausend Franken entstehen.

Praxiswerte aus der Schweizer Dienstleistungspraxis

Offerten einholen, Schlüsselpositionen erkennen und wirtschaftlich beurteilen

Das LV ist die Vergleichsbasis: Alle Anbietenden kalkulieren dieselben Positionen, Mengen und Qualitätsanforderungen und geben ihre Preise in derselben Struktur ab. Die Angebotswertung prüft und bewertet die eingereichten Angebote anhand der vorgegebenen Eignungs- und Zuschlagskriterien, um das wirtschaftlich günstigste Angebot zu ermitteln (tender-service.ch, Glossar).

Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen und objektiv, transparent sowie diskriminierungsfrei formuliert sein. Neben dem Preis können qualitative, umweltbezogene oder soziale Faktoren einfliessen; die Kriterien sind in Gewichtungen und Bewertungsmatrizen darzustellen (tender-service.ch).

Beim Preisvergleich sind Schlüsselpositionen zu beachten: Bei einzelnen Positionen im Leistungsverzeichnis bestehen grosse Preisunterschiede zwischen den Anbietenden. Solche Positionen sind klar zu bezeichnen und bei der Bewertung gezielt zu prüfen; ein tiefer Gesamtpreis, der auf einer unrealistisch tiefen Schlüsselposition beruht, wird bei Mengenänderungen teuer.

Der Auftragswert ist der geschätzte Gesamtwert der zu beschaffenden Leistung ohne Mehrwertsteuer. Er ist vor Beginn des Verfahrens zu ermitteln und bestimmt die anwendbaren Verfahrensregeln (tender-service.ch). Die Angebotsfrist beginnt mit der Veröffentlichung oder Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen und endet zum festgelegten Zeitpunkt; mit der Einreichung bindet sich der Anbieter an sein Angebot.

In der Praxis: Schritt für Schritt zum LV für Dienstleistungsofferten

Vor dem Versand ist das LV auf Vollständigkeit und Eindeutigkeit zu prüfen. Die Verantwortung dafür liegt beim Auftraggeber: Die öffentliche Auftraggeberin ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Ausschreibungsunterlagen verantwortlich (tender-service.ch).

Bei öffentlichen Beschaffungen kann zudem die Auflage bestehen, Leistung und Preis in zwei separaten Couverts anzubieten (Zwei-Couvert-Methode). Gegen Vergabeentscheide von Bundesbeschaffungsstellen kann Beschwerde an das Bundesverwaltungsgericht erhoben werden, sofern die massgeblichen Schwellenwerte erreicht werden, und zwar innert 20 Tagen seit Eröffnung der anzufechtenden Verfügung (tender-service.ch).